SMSは携帯電話番号だけで簡単にメッセージを送受信できるサービスです。ほとんどの携帯電話で標準機能として利用できるため、多くの人に情報を届けられます。ビジネスにおいて顧客とのコミュニケーションに活用する機会も多いでしょう。
ただしSMSには文字数制限があるため、必要な情報を的確に伝えるには注意すべきポイントがあります。この記事ではビジネスシーンでのSMSの書き方や注意点、各業界での利用シーンに合わせた例文を紹介します。
目次
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SMSはビジネスシーンでも活用されている
SMSはキャリアを問わずほとんどの携帯・スマホに標準機能として搭載されており、アプリのインストールなども不要で誰でも気軽に使えることが特徴です。
SMSは個人での利用だけではなく、以下のようなビジネスシーンでの連絡に活用されることも増えています。
- 緊急度が高く必ず確認してもらいたい内容の連絡
- 販売促進のためのクーポン送付やイベント告知
- 予約内容や契約更新日などのリマインド
メッセージの到達率や開封率が高いことから、ビジネスシーンでも広く活用されています。
SMSの例文を業界別に15パターン
さまざまな業界で活用されるSMSの業界別の活用例を紹介します。業界別に活用シーンと具体的な例文を15パターン紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
金融
金融業界では以下のようなシーンでSMSが活用されます。
- 料金滞納時の督促連絡
- セキュリティ強化のための本人認証
SMSは通知に気付きやすいため、督促業務など顧客と迅速に連絡を取りたい際に効率的です。またSMS認証を使用することにより個人情報保護などのセキュリティを強化できます。
督促連絡の例文は以下のようになります。
「株式会社◯◯です。◯月分の引き落としが確認できておりません。◯月◯日までに残高の確認をお願いいたします。」
関連記事：督促、口座やローン申込時の確認連絡、アンケート、SMS認証など幅広い業務で円滑なコミュニケーションを実現
不動産・住宅
金融業界では以下のようなシーンでSMSが活用されます。
- 契約更新時、点検時、解約時などの居住者とのやりとり
- 家賃未払い時の督促連絡
- 外勤社員への情報共有
不動産業界では居住者への連絡事項が多く、行き違いがあるとトラブルにつながりかねません。電話やメールでは居住者と連絡が取りづらいことも多いため、SMSを活用できます。
住民への連絡の際の例文は以下のようになります。
「◯◯管理会社です。◯月◯日◯時〜◯時にエレベーターの定期点検を行います。点検中はエレベーターが利用できませんのでご了承ください。」
関連記事：不動産業界でのSMS活用：入居者との円滑なコミュニケーションを実現する具体的な方法とは
建設・工事
建設・工事業界では以下のようなシーンでSMSが活用されます。
- スタッフへの情報共有
- お客様との連絡手段
建設・工事業界では天候などの影響により直前のスケジュール変更や緊急の作業指示が発生することがあり、スタッフへスムーズに情報共有するためにSMSが活用されます。
またお客様との円滑なコミュニケーションにも有効です。
スタッフへの情報共有の場合の例文は以下のようになります。
「本日◯月◯日は天候不良のため工事は中止となります。明日以降のスケジュールは改めてご連絡します。」
インフラ
インフラ業界では以下のようなシーンでSMSが活用されます。
- 工事日、点検日のリマインド
- 顧客アンケートの依頼
- 利用料金の督促連絡
工事日や点検日の前にSMSでリマインドしておくことで、最終確認ができ当日キャンセルや無断キャンセルを防ぐ効果があります。
また着眼率が高いSMSで利用者にアンケートの依頼をすることで回答率が向上し、サービス品質の改善に活かせます。
工事日のリマインドの例文は以下のようになります。
「◯月◯日◯時にインターネット回線開通工事に伺います。当日はご在宅をお願いいたします。日程変更をご希望の場合はxxx-xxxx-xxxxまでご連絡ください。」
美容・エステ・スポーツクラブ
美容・エステ・スポーツクラブ業界では以下のようなシーンでSMSが活用されます。
- Web予約への誘導
- 予約内容のリマインド
- キャンセル待ちの連絡
予約へ誘導するための例文は以下のようになります。
「お問い合わせありがとうございます。〇〇へのご予約は次のURLからお願いいたします。https://〜」
IVR（音声自動応答システム）と連携して予約のために電話をかけてきた方へWebからも予約できることを案内し、SMSで予約ページのURLを送信することもできます。
電話応対の工数を削減できるうえ、利用者は長時間待つ必要がありません。
小売
小売業界では以下のようなシーンでSMSが活用されます。
- 商品の入荷連絡
- 配送日時の連絡
SMSで入荷連絡を行うことでお客様が欲しい商品の入荷にすぐに気付くことができ、販売促進につながります。また事前に配送日時を連絡することで都合の良い日時を指定できるため、配達時の不在を防ぎます。
商品の入荷連絡の例文は以下のようになります。
「◯◯ストアです。品切れしておりました◯◯が本日入荷いたしました。ご注文はこちらからお願いいたします。https://〜」
人材・採用
人材・採用業界では以下のようなシーンでSMSが活用されます。
- 登録者の就業状況の確認
- 面接日のリマインド
人材・採用業界では登録者の就業状況を正確に把握するため、連絡の取りやすいSMSが活用されます。答えやすいアンケート形式などにするとより効果的です。また面接日をリマインドすることで当日キャンセルや無断キャンセルを防ぎます。
就業状況確認の例文は以下のようになります。
「株式会社〇〇です。現在の就業状況についてアンケートにお答えください。1.就業中 2.休職中 3.検討中」
飲食店
飲食店業界では以下のようなシーンでSMSが活用されます。
- 予約日時のリマインド
- 従業員の面接日時連絡
飲食店は急な予約キャンセルが売上に深刻な影響を与えます。予約日の前にSMSでリマインドすることで当日キャンセルや無断キャンセルを防ぎます。
キャンセルや日程変更が早めにわかれば別の予約を受け付けることもできるため、店舗稼働率を上げるために効果的です。
予約日時リマインドの例文は以下のようになります。
「レストラン〇〇です。◯月◯日◯時から◯名でご予約を承っております。キャンセルや日時変更のご連絡はxxx-xxxx-xxxxまでお願いいたします。」
レジャー・旅行
レジャー・旅行業界では以下のようなシーンでSMSが活用されます。
- キャンセル待ちの連絡
- Web予約への誘導
人気の宿泊施設やツアーなど、キャンセル待ちに空きが出たとしてもメールや電話ではなかなかお客様へ連絡が取りづらい場合があります。
SMSなら気付きやすいため、スムーズに伝えることが可能です。混み合う電話予約もWeb予約へ案内することでお客様の待ち時間を減らせます。
キャンセル待ち連絡の例文は以下のようになります。
「◯◯トラベルです。お問い合わせいただいておりました〇〇ツアーに◯名分の空きが出ました。お申し込みは次のURLからお願いします。https://〜」
輸送
輸送業界では以下のようなシーンでSMSが活用されます。
- 欠便、欠航の連絡
- 予約日時のリマインド
事前の予約日時のリマインドや、急な欠便や欠航の連絡をスムーズに伝えるためにSMSが活用されます。
欠航連絡の例文は以下のようになります。
「〇〇航空です。◯月◯日◯時〇〇発の◯便は台風接近のため欠航となりました。振替につきましては次のURLからご確認ください。https://〜」
引越し・配送
引越し・配送業界では以下のようなシーンでSMSが活用されます。
- 引越し日時、配送日時の連絡
- 顧客アンケートの依頼
引越し日時のリマインドや配送日時の連絡にSMSを活用することで、当日キャンセルや配達時の不在を防ぐために役立ちます。
配送日時の事前連絡の例文は以下のようになります。
「◯◯運輸です。◯◯からのお荷物を◯月◯日◯時〜◯時にお届け予定です。お届け日時の変更は次のURLからお願いします。https://〜」
教育・学校
教育・学校業界では以下のようなシーンでSMSが活用されます。
- 受講の促進
- キャンペーン等の連絡
授業のキャンセル待ちに空きが出た際のスムーズな連絡や、期間限定のお得なキャンペーンなど受講を促進するための手段として活用されます。
受講促進の例文は以下のようになります。
「◯◯オンラインスクールです。◯月中に入会いただくと受講料がお得になるキャンペーンを開催中です。詳しくはこちらからご確認ください。https://〜」
医療・福祉
医療・福祉業界では以下のようなシーンでSMSが活用されます。
- 診療予約、定期検診のリマインド
- 利用者、家族とのコミュニケーション
病院の受診予約や定期検診のリマインドにより受診率の向上が期待できます。また、デイサービスの送迎時間などを利用者の家族にも送信することにより、スムーズなコミュニケーションが可能です。
定期健診の例文は以下のようになります。
「◯◯病院です。前回の定期検診から6ヶ月経過しました。定期的な検診をおすすめしております。ご予約はこちらからお願いします。https://〜」
関連記事：医療業界（病院・診療所・薬局）でのSMS活用：高齢者が多い医療業界だからこそガラケーにも対応するSMSで円滑なコミュニケーションを実現
コールセンター
- Webサイトへの誘導
- お客様とのコミュニケーション
よくある質問やWebで解決できることはSMSを利用してWebページを案内します。オペレーターの業務効率化とお客様の待ち時間の軽減に効果的です。コールセンターからお客様へ連絡を取りたい際にも気付きやすいSMSが活用されます。
Webサイト誘導の例文は以下のようになります。
「お問い合わせありがとうございます。◯◯の操作につきましては次のURLからご確認ください。https://〜」
自治体
自治体では以下のようなシーンでSMSが活用されます。
- 特定健診のお知らせ
- 感染症患者への連絡
自治体が主催する特定健診やイベントの連絡など、広く周知したい内容の告知にSMSの活用は効果的です。また新型コロナウイルスの感染拡大時には保健所のスタッフ不足により電話がつながりにくいことが問題になりました。
SMSでの連絡に切り替えることで電話応対の業務負荷が減り、より多くの人をサポートできる体制へとつながります。
特定検診の例文は以下のようになります。
「2022年度の◯◯市特定健診のご案内です。指定の医療機関で受診できますのでこちらからお申し込みください。https://〜」
関連記事：自治体でのSMS活用：コロナ感染者への連絡、ワクチン接種日連絡、特定検診連絡、母子支援、税金や保険料の催促など幅広い業務で円滑な住民連絡を実現
SMS文面の作成ポイント
SMSはメールやメッセージアプリと違い文字数に制限があります。限られた文字数内で必要な情報を正確に伝えるには文面を作成する際に工夫が必要です。
ここでは、SMS文面の作成ポイントについて解説します。
文字数は短く、シンプルに
SMSには文字数制限があるため、必要な情報をシンプルに伝えることが重要です。メールや手紙などの書き出しに入れる時候のあいさつなどもSMSでは必要ありません。要件と関係のない内容はできる限り省き、単刀直入に本文から書き出しましょう。
さらにSMSは70文字以内で文面をまとめると新着通知された際に全文が携帯端末の待ち受け画面に表示されます。お客様が携帯端末を見た際に一目で要件が伝わることは大きなメリットです。
コンパクトな文面にすることが開封率やレスポンスを向上させるポイントと言えます。
送付するタイミングを意識する
SMSは送信するタイミングも非常に重要なポイントです。「ユーザーが携帯電話を見ている時間帯に送信する」「ユーザーに求めるレスポンスに合わせて送信する」ことを意識しましょう。
たとえば「折り返し電話がほしい」というメッセージであれば12時～13時のお昼休憩の時間や、業務終了後の18時〜19時などに送信するとコールバック率の向上が期待できます。
また読んでほしいターゲットによって最適な送信タイミングは異なります。たとえばビジネスマンをターゲットとする場合、通勤時間帯である午前8時〜9時頃は通勤電車の中でスマホを見る人が多いと想定されるでしょう。
このようにタイミングを意識することで、通知に気付く確率や開封率を高め効果的にSMSを活用できます。
SMSをビジネス利用する際の注意点
SMSをビジネスで利用する際は、「特定電子メール法」を遵守しなければならないことに注意しましょう。
特定電子メール法とは、短時間のうちに無差別かつ大量に送信される広告や宣伝メールなどのいわゆる「迷惑メール」を規制する法律ですが、SMSも対象となります。
ビジネスにおいて重要なポイントは「広告や宣伝を含むメッセージは事前に送信相手の同意を取ること」と規定されている点です。
つまりプロモーションや販促などを目的とするSMSメッセージは、必ず送信する前に相手の承諾を得る必要があります。きちんと遵守しなければ罰金が課せられるうえ、トラブルや社会的な信用失墜につながる恐れがあるので注意しましょう。
関連記事：【第4回】SMS導入担当者が必ず理解しておきたい3つの法律
ビジネスで活用する際はSMS送信サービスがおすすめ
ビジネスでSMSを活用する場合、多くの顧客へ一斉にメッセージを送信したい場面が多いのではないでしょうか。しかし、通常のSMSでは一つのメッセージは一人の相手にしか送信できません。多くの顧客へ一人ひとり個別に送信するには膨大な時間がかかってしまいます。
そこで、企業がSMSをビジネスに活用するには法人向けSMS送信サービスの利用がおすすめです。携帯やスマホではなくパソコンから操作ができ、SMSを一斉もしくは個別に送信することができます。
関連記事：SMSを一斉送信するには？メリットとサービスの選び方
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