生徒や保護者、卒業生などに連絡をとる際に、「電話がなかなかつながらない」「メールをしているのに返信がない」といった課題に悩まされている教育機関も多いのではないでしょうか。このようなお悩みは、SMSの導入で解決できる可能性があります。

本記事では、教育業界の連絡に関する課題やSMSを導入するメリット、具体的なSMSの活用シーンや例文などを紹介します。保護者や卒業生との連絡を効率化したい方は、ぜひチェックしてみてください。

目次

1. 教育業界の連絡に関する課題
2. 教育業界にSMSを導入するメリット
3. 教育業界におけるSMSの活用シーン
4. 教育業界でのSMSの活用事例
5. 教育業界のSMS導入にはSMS送信サービスが便利
6. SMSで重要な連絡を確実に届けよう

教育業界の連絡に関する課題

保育園や小中学校、高校といった教育現場では、さまざまなシーンで児童や生徒の保護者と連絡をとらなければなりません。しかし、教育業界の連絡には以下のような課題があります。

• 災害等緊急連絡に関する課題
• 行事・イベントの案内に関する課題
• 卒業後の連絡に関する課題

はじめに、教育業界が連絡に関してどのような課題を抱えているのかを詳しく見ていきましょう。

災害等緊急連絡に関する課題

地震などの災害や集団での食中毒など、突発的な緊急事態が発生することがあります。このようなときの連絡手段としては電話やLINEがよく利用されていますが、これらの方法では連絡がすぐにとれない保護者の方も少なくありません。

例えば、LINEはスマートフォンを使っていてかつアプリをインストールしている人が対象です。今は多くの人がLINEを使っているとはいえ、なかにはLINEをインストールしていなかったりフィーチャーフォン（ガラケー）を使用していたりする保護者の方もいます。

また、電話での連絡は運転中や仕事中などすぐに出られないことも多く、何度もかけ直しをしたり保護者の方から折り返しをしてもらったりする必要があり、連絡をとるために時間や手間がかかるのが課題です。

行事・イベントの案内に関する課題

参観日や運動会、面談など行事やイベントの案内には、プリントを作成して児童・生徒から保護者の方に渡してもらうという連絡手段をとっているケースが多いでしょう。しかし、配布物の作成や印刷には手間がかかるうえ、児童や生徒がプリントを紛失したり保護者に渡し忘れたりするケースも少なくありません。

このように、紙面による連絡手段は作成に手間がかかる点や、連絡の確実性に欠けるという課題があります。特に重要な行事やイベントの場合、保護者の方に連絡が伝わっていない可能性があるのは学校側にとって大きなデメリットです。

卒業後の連絡に関する課題

高校や大学の場合、卒業後の進路の確認や寄付のお願いなど卒業生と連絡をとりたいシーンも出てくるでしょう。このような場合、卒業後に連絡先が変わってしまって連絡がとれないことがあります。

卒業後に一人暮らしを始めたり、メールアドレスを変えたりする人は少なくありません。そのため、卒業すると郵送やメールでは思うように連絡がとれなくなってしまうのも課題のひとつとして挙げられます。

教育業界にSMSを導入するメリット

先ほど紹介した教育業界の連絡に関する課題は、SMSの導入によって解決できるかもしれません。SMSは携帯電話番号でメッセージをやりとりできるサービスで、以下のようなメリットがあります。

• 緊急性の高い連絡が可能になる
• 情報を確実に届けることができる
• メールなどに比べ開封率が高い
• アプリのダウンロードや会員登録など事前の準備が必要ない

上記4つのメリットについて、以下で詳しく紹介します。

緊急性の高い連絡が可能になる

SMSはテキストのメッセージを送受信するサービスで、電話のように「相手に出てもらえない」「何度もかけなおさなければならない」といった心配はありません。そのため、緊急性の高い連絡に活用できます。

自然災害による臨時休園など大勢に同じ連絡をしなければならないとき、電話は一人ひとりに口頭で説明しなければならないため大変です。一方、SMSなら同じ文面を送信すればいいので、緊急時でも短時間で一斉に連絡できます。

関連記事：緊急連絡にはSMSがおすすめ！メリットや他の方法との違い

情報を確実に届けることができる

SMSの特徴は、携帯電話番号宛てにメッセージを送信できることです。携帯電話番号は変更される可能性が低いため、SMSには「伝えたい情報を確実に届けられる」というメリットもあります。

メールアドレスは変わってしまうことも珍しくなく、住所も変わる頻度は低いとはいえ卒業時には進路の都合で引っ越しをする人は多くいます。一方、携帯電話番号はキャリアを変えても継続して同じ番号を利用できるので、番号が変わってしまう可能性はかなり低いでしょう。

特に高校や大学など卒業後にも連絡をとりたい場面が多くある場合は、SMSが役立ちます。

メールなどに比べ開封率が高い

SMSは、メールなどに比べて開封率が高いのもメリットです。SMSが届くと通知が表示され、メールほど受信数が多くないため他の連絡に漏れにくいため、相手と確実に連絡がとりたいときにも適しています。

メルマガなど毎日たくさんのメールを受信している人も多く、メールによる連絡は相手に気づいてもらいにくいのがデメリットです。場合によっては迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうこともあり、重要な連絡を見落とされてしまう可能性があります。

SMSの開封率の高さは、教育業界のように重要性の高い連絡をしたいシーンが多い業界にとって大きなメリットでしょう。

アプリのダウンロードや会員登録など事前の準備が必要ない

SMSのやりとりに必要なアプリはスマートフォンに標準で備わっていて、専用のアプリをインストールしたり会員登録をしたりする必要はありません。また、フィーチャーフォンでも利用可能です。

このように、相手に特別な準備をしてもらわなくても利用できる点もSMSのメリットです。相手の携帯電話番号さえわかれば、すぐにメッセージを送信できます。

「アプリをダウンロードしていない」「フィーチャーフォン（ガラケー）を使っている」といった保護者の方がいると、LINEなどスマートフォン用アプリを使った連絡では一部の人に情報を伝えられません。一方、事前準備なく使えるSMSなら、相手に手間をかけさせることなく多くの人に同じ手段で連絡ができます。

教育業界におけるSMSの活用シーン

教育業界では、SMSを以下のようなシーンで活用できます。

• 緊急時の連絡
• 休講の連絡
• 行事・イベントの連絡
• 保護者面談等の日程調整
• 提出書類に関するリマインド
• WEBページへの誘導
• 卒業後の進路状況の確認
• 卒業生への寄付金の依頼

それぞれの活用シーンについて、以下で見ていきましょう。

緊急時の連絡

到達率や開封率の高いSMSは、タイミングによっては出てもらえないことのある電話や、見落とされてしまう可能性のあるメールよりも確実に連絡をとることができます。そのため、緊急時の一斉連絡に活用できます。

自然災害や学級閉鎖など大勢に連絡が必要な緊急時にも、同じ文面のメッセージを送るだけで済むので、一人ひとりに電話をかけるよりも早急に情報を共有できるのも特徴です。少ない手間で確実に連絡できるのは、緊急時の連絡ツールとして重要な要素でしょう。

【例文】

休講の連絡

大学の授業の休講やクラブ活動の休止などの連絡は、対象の相手に確実に情報を届けなければなりません。このような場合にも、SMSが適しています。

授業やクラブ活動に参加している人数が多いと、電話で連絡するのは大変です。また、メールは見落とされたり後回しにされたりする可能性があるため、確実性に欠けるでしょう。

SMSならメッセージが届いたことに気づいてもらいやすく、休講であることを対象者にしっかり知らせることができます。

【例文】

行事・イベントの連絡

行事やイベントの開催連絡や出欠確認にも、SMSが便利です。生徒・児童経由でプリントを受け渡すよりも保護者の方へ確実に連絡ができ、開催連絡のメッセージに対して出欠を返信してもらえば出欠確認までスムーズに行えます。

伝えるべき内容が多い場合、SMSでは文字数が足りないケースがあるかもしれません。そのような場合、詳細はプリントに記載し、最低限伝えたい内容とプリントを配布していることをSMSで伝えるのがおすすめです。もし児童がプリントを渡し忘れていても、イベントがあることを保護者の方に直接知らせることができます。

【例文】

保護者面談等の日程調整

多忙な保護者の方と思うようにやりとりできず、面談等の日程調整に時間がかかってしまうケースもあるでしょう。短文をやりとりできるSMSなら、相手の都合がよいタイミングで返信してもらえればよいので調整がスムーズに進みます。

先生も多忙なので、「折り返し電話をもらったのにこちらが不在にしていた」というケースも珍しくありません。SMSなら先生も空いた時間に保護者からの連絡を確認できるので、保護者と学校側の双方にとって手間やストレスのないやりとりが可能です。

【例文】

提出書類に関するリマインド

必要書類が期日までに提出されなかった場合、提出をお願いする連絡をしなければなりません。通常の業務で多忙ななかリマインドの連絡をするには、確実性が高く手軽に連絡ができるSMSが役立ちます。

例えば、提出の期日前にリマインドのメッセージを全員に送るようにすれば、未提出の数を減らせるでしょう。提出が遅れている人への連絡も、SMSならメッセージに気づきやすいので早急に提出してもらえる可能性が高いです。

【例文】

WEBページへの誘導

入学案内のサイトやオンラインイベントの参加用ページなど、WEBページへの誘導にもSMSを活用できます。電話や書面の案内では、相手がURLの入力や検索をしなければならないため、手間をかけさせてしまいます。面倒だと感じて、確認を後回しにする人もいるでしょう。

SMSにURLを記載しておけば、メッセージから直接WEBページを開けます。手間なくサイトにアクセスできるので、案内を見てもらえる可能性が高いです。

【例文】

卒業後の進路状況の確認

大学のキャリアセンターなどが卒業生の進路状況を確認したいとき、変更される可能性の低い携帯電話番号でメッセージを送れるSMSならより確実に連絡がとれます。卒業後に住所やメールアドレスが変わる人は多くいますが、携帯電話番号はそのまま使い続ける人が大半です。

大学が卒業生に対して進路調査をしたい場合、相手の多くが社会人になっているので平日の日中に連絡がとれないケースも少なくありません。SMSなら相手の都合がよいときに返信をもらえるので、進路調査がスムーズに進むでしょう。

【例文】

卒業生への寄付金の依頼

卒業生から寄付金を募っている大学は多くあります。郵送で寄付金の依頼を行っている学校も多いかと思いますが、「実家に送られてくるので寄付の依頼があったことを知らなかった」「書面を読むヒマがなく後回しにしていた」など、内容を確認してもらえていないケースもあります。

SMSなら卒業生本人宛てに連絡ができ、メッセージを開けばすぐに内容が読めるので、「寄付金をお願いしたい」という内容を確実に届けられるのがメリットです。

【例文】

教育業界でのSMSの活用事例

学校法人桜花学園では、相談会のお知らせやアンケート依頼など、卒業生への連絡手段がはがきや郵送に限られていました。しかし、郵送費の値上がりによるコスト負担の増加や、往復はがきで回収したアンケート結果のデータ活用が進まないなど、さまざまな課題が生じています。

そこで、卒業生へ効率的に連絡をするために、SMSの活用を始めました。その結果、配信コストは往復はがきと比べて約80％減、アンケートの回答率は前年比約150％に向上しています。

また、アンケートをWeb上で回答してもらう形式に変えたことで、回答結果をExcelに手入力したり、はがきをPDF化したりする作業が不要になりました。回答データをそのまま共有でき、データの精度向上や活用範囲の拡大にもつながっています。

教育業界のSMS導入にはSMS送信サービスが便利

法人がSMSを利用する場合は、SMS送信サービスの活用がおすすめです。SMS送信サービスとは、SMSを効率的に送信するための機能を備えたサービスのことです。

SMSを送信する場合、通常はスマートフォンやフィーチャーフォン（ガラケー）の端末から1通ずつ送信しなければなりません。多くの人に一斉に送信したい場面が多い法人利用では、手間や時間がかかってしまいます。

SMS送信サービスを活用するとパソコンの管理画面からSMSの送信が可能で、宛先リストを使った一斉送信や予約送信など便利な機能を使って効率的にSMSを送信できます。先ほど紹介したようなSMS活用例も、SMS送信サービスを使うことで少ない手間で実施できるようになるのでおすすめです。

また、SMS送信サービスのなかにはAPIを提供しているものもあり、すでに導入しているシステムと連携することで、既存システムからSMS送信することもできます。

SMSで重要な連絡を確実に届けよう

教育業界では、児童・生徒の保護者や卒業生に連絡をしなければならない場面があります。しかし、電話やメールではスムーズに連絡がとれなかったり、大勢に連絡するのに手間や時間がかかったりして、解決策を検討している方も多いでしょう。

緊急な連絡や重要な連絡を確実に届けるには、SMSの活用がおすすめです。携帯電話番号宛てにメッセージを送信できるので確実性が高く、電話のように「相手の都合が悪くつながらない」といったこともありません。

SMSの法人利用には、SMS送信サービスの活用がおすすめ。NTTコム オンラインが提供する「空電プッシュ」は国内シェアNo.1のSMS送信サービスで、教育業界を含め幅広い業界で活用されています。この機会に「空電プッシュ」をぜひご検討ください。