卒業生への連絡手段を「郵送のみ」から
SMSへ切り替え、配信コスト80％以上を削減！
「空電プッシュ」による手軽なSMS発信が、
業務の幅を広げる

1903年に愛知県内最初の私立看護婦学校を創立してから、学校法人として120年を迎えた桜花学園様。100年以上の長期に渡り、教育を通じて社会における女性活躍を支援してきた同学では、現在、桜花学園大学・名古屋短期大学、桜花学園高等学校、短大・大学附属幼稚園の4つの教育機関が運営されています。その内の「桜花学園大学」「名古屋短期大学」において、卒業生の就職後のサポートを行う際に連絡手段として導入されたのが、SMS送信サービス「空電プッシュ」です。これまで郵送に頼らざるをえず、柔軟な発信が難しかったなどの課題や、アンケートの回収率における成果などについて、学生たちの就職支援を担当する学生課の葛谷氏に伺いました。

「卒業生支援」のための連絡手段が、郵送しかない……！
はがきの値上がりによるコスト増加の対策と、柔軟な連絡手段を模索中、にSMSを手軽に送信できるサービス「空電プッシュ」を知る

まずは葛谷様が所属する学生課の業務内容と、その中での役割についてお聞かせください。

葛谷氏：本学のバックヤード業務は教務課、学生課、庶務会計課、入試広報課等に分かれています。その中で、学生の就職支援においては就職課やキャリアセンターを別に設けるのではなく、学生課の職員が担当してきました。普段の学生生活や奨学金、課外活動等を支援する職員がそのまま就職支援も行うため、個々人のサポートをしやすく、学生側も比較的よく知っている職員が対応をすることから、相談しやすいと思ってくれているようです。

本学では、就職先のカテゴリを一般企業系と教育保育系の二つに分けており、私自身は主に、教育保育系のサポートを担当しています。いずれのカテゴリでも名古屋短期大学と4年制である桜花学園大学の両方を見る形になりますが、本学の学部構成上、在籍生の約8割が教育保育系での就職を目指しています。就職支援業務としては、学生の相談に乗るのはもちろん、幼稚園・保育園関係者とのやり取りや、小学校教諭、特別支援学校教諭を目指す学生のサポートなどを行っています。

今回、その学生課で空電プッシュ導入を検討されたきっかけはどのようなものだったのでしょうか？

葛谷氏：導入前、長く挙げられていた課題に、「卒業生支援」に向けた連絡手段の問題がありました。本学では卒業生に対しても、就職後の労働条件や労働環境、あるいは転職に関する相談を行っています。しかし、そうした相談のきっかけは卒業生側からのコンタクトがほとんどであり、相談・支援を行っていること自体、卒業生に広くは知られていなかった状況があります。そこで本学からの発信を増やしたく考えていたのですが、その際の連絡手段が、基本的にはがきか、同窓会などのお知らせにプリント等を同梱するといった形での郵送しかなかったのです。

もともと在学中の学生には、大学からの連絡手段としてキャリアメールのアドレスを登録してもらっていました。ところが5、6年ほど前に、キャリアメールへ一斉発信をすると一部迷惑メールに分類されてしまうといった問題が発生し、連絡先を大学から発行するメールアドレスに切り替えることにしたのです。

在学中の連絡はそれで問題なかったのですが、卒業後は、取得したアドレス自体が使えなくなります。そこで、学生課に限らず、本学全体として卒業生に一斉連絡をする際の手段が、郵送しかなくなってしまったという経緯です。

学生課では、卒業一年目の方に対して、就職先での状況などに関するアンケートとサポートのお知らせを、往復はがきで送っていました。しかしこの方法ですと、やはりそれなりのコストがかかってきます。また、回答情報をExcelなどに入力するにも工数がかかり、手入力による精度の問題もあるため、返信はがきをそのままPDF化して職員に渡していましたが、データでの情報共有や活用の面で課題がありました。さらに郵便代の値上がりもあって代替手段を模索していたところ、NTTコム オンラインの営業担当者さんからタイミングよく、SMSを活用して課題解決ができる「空電プッシュ」のご案内をいただいたのが、導入を検討するきっかけでした。

活用イメージがふくらむ分かりやすい説明提案と、最適な料金プランが導入の決め手
約500件の卒業生向けアンケートのほか、相談会のお知らせ配信にSMSを活用

導入を検討するにあたり、ポイントまたは課題となった点について教えてください。

葛谷氏：営業担当の方から説明を受けた際、卒業生へのアンケートなど、私がしたいと考えていた発信には一番合った方法だと感じました。私自身は比較的SMSを気にして見る方だったため、すぐ使いたいと思いました。一方で、パソコンに不慣れな方など、デジタル化に対して敬遠されるような声も少しありました。

また、アンケート方法を変更することになるため、慣れた方法ではなくなることで戸惑う卒業生も一部いるかもしれないという懸念もありました。とはいえ、こちらはコロナ禍を経てオンラインでのやり取りに慣れたという卒業生が増えており、Web上のアンケートに抵抗が無くなっていたようなので、大丈夫だと判断しました。

営業担当の方の説明がとてもわかりやすく、私がしたいと考えていたことに対する適切な使い方や、他企業の使用例を含めた幅広い提案をしていただけたので、活用イメージがふくらんだのもポイントでした。加えて、こちらが想定している送付頻度などを鑑みた、最適な料金プランを提示いただけた点が後押しになり導入を決めました。

導入前に何か準備などはされましたか？現在の具体的な使い方と合わせてお聞かせください。

葛谷氏：準備としては、卒業生にお送りする前に他の課の職員にテストメール等を配信し、キャリアごとの表示のされ方などを確認してから配信を行いました。

現在の主な利用方法は、当初の予定どおり卒業生へのサポートに関わるアンケートとお知らせの配信です。アンケートは例年7～8月頃に送っており、本年はSMSにMicrosoft Formsで作成したアンケートのURLを記載して、約500件を配信しました。ほかにも4月末に卒業生向けの相談会を実施しているため、その案内も空電プッシュでお送りしました。実際にSMSを見て相談に来てくれた卒業生もいたようです。

配信コストは80％以上削減、アンケート回答率は前年比約150％に！
手間のかからない卒業生への情報発信ができ、業務の幅が広がる

空電プッシュを導入したことで、どのような効果やメリットがありましたか？

葛谷氏：業務の上では、やはりSMSの活用によって手間やコストをかけずに卒業生への情報発信をできるようになったことが、一番のメリットだと考えています。Webに情報をアップしてURLを送る方法もありますし、ちょっとした内容であればテキストですぐに発信できることで、業務の幅が広がりました。

課題の一つとなっていたコストについては、往復はがきで送っていた当時は一通126円かかっていたところ、空電プッシュによるSMS配信ですと約20円強まで削減できました。単純計算で約80％以上を削減できたことになります。さらに2024年10月には往復はがきの料金が126円から170円へ上がったことを含めて考えると、かなり大きな成果だと思います。

また、回答方法を変更することで少々懸念していたアンケート自体の回答率も、むしろ上がっています。2023年はWebアンケート用の二次元コードを付けた往復はがきを約600通送り、はがきによる返信とWeb上での回答を合わせて80件ぐらいでした。一方、2024年は約500件SMSを配信し、すでに100件以上の回答があるので、前年と比べると約150％も回答率が上がったことになります。今年の卒業生には、SMSを使って案内を送る旨が周知できていたことも、よい結果につながったのかもしれません。

さらに、アンケート結果の活用という面でも利点が生まれています。回答データをそのまま共有できるためコピー等の手間が省けて、業務が効率化できたことに加え、私自体が兼任で所属する学生の統計情報などを扱う部署にも、精度の高いデータとして共有できるようになりました。

今後、空電プッシュの活用方法で考えていることがありましたら、お聞かせください。

葛谷氏：そもそもの導入の目的が、卒業生のためになる情報の伝達でしたので、大学からのイベント発信等には引き続き使っていきたいと思います。今後同窓会を運営する組織とも共有しながら活用できるようになれば、さらに幅が広がっていくのではないでしょうか。

また、具体的なプランには至っていませんが、南海トラフ地震等災害が起きた際の、学生の安否確認に使用できる可能性もあります。現状では大学内の特定のパソコンに入れている非常時用のソフトから一斉メールを送る予定なのですが、万が一それが使えなかったときの代替手段として生かせるかもしれないと考えています。

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