自然災害や事故などが発生した緊急時や、業務連絡などで社員や顧客に一斉に連絡をしたいケースは多くあります。しかし、こうした一斉連絡を確実かつ効率良く行う方法について悩んでいる方も多いのではないでしょうか。そこでおすすめなのが、開封率や到達率の高いSMSを利用して一斉連絡を行うことです。

今回は一斉連絡の活用シーンや一斉連絡にSMSを活用するメリット、注意点などについて詳しく解説します。

目次

一斉連絡の活用シーンとは？

多くの人に対して同時に情報を届ける一斉連絡は、さまざまなシーンで活用されています。ここでは、顧客に対する一斉連絡と社員に対する一斉連絡のパターンに分けて、それぞれの活用シーンについて解説します。

顧客への連絡

企業が顧客に対して一斉連絡を行う主なシーンとしては次のようなものがあります。

• 事前予約が必要なサービスの予約リマインド
  予約日が近づいてきたタイミングで、無断キャンセルを防ぐためにリマインドを行います。
• カスタマーサポートからの連絡
  顧客からの問い合わせに対し、SMSで連絡することで折り返しの依頼を確実に伝えます。
• セール・キャンペーン情報などの配信
  お得な情報を多くの顧客に確実に届け、販売促進につなげます。
• アンケート調査
  顧客満足度を高めるため、既存顧客に対してアンケートを送付します。

関連記事：SMSは業務連絡におすすめ！他ツールとの違いや活用例をご紹介

社員への連絡

企業が自社の社員に対して一斉連絡を行う主なシーンとしては次のようなものがあります。

• 大規模な災害が発生した際の安否確認
  地震や台風などの大規模な災害が発生した際には、社員に対して安否確認をする必要があります。社員とその家族を含めケガなどはないか、出勤できるか、業務を継続できるかなどをスムーズに確認する必要があるため、一斉連絡が効果的です。
• 感染症対策
  新型コロナウイルスなどの感染症の流行時は、社内での感染拡大を防ぐため一斉連絡で情報共有が行われます。感染者が発生した場合の対応方法や出社ルールなどを社内全体へ周知することが目的です。

関連記事：安否確認にSMSを活用しよう！緊急連絡の課題をSMSで解決

一斉連絡にSMSを活用するメリット

一斉連絡を行うためにはさまざまな方法がありますが、SMSを活用することで多くのメリットが得られます。ここでは、一斉連絡にSMSを活用する具体的なメリットについて詳しく解説します。

事前の会員登録やアプリのインストールが不要

SMSは基本的に携帯電話やスマートフォンの標準機能として搭載されているため、利用するための準備や設定などが不要です。事前に会員登録をしたり専用のアプリをインストールしたりする必要がないため、面倒な手間がなく誰でも簡単に利用できます。

デジタル機器の操作に慣れていない人でも扱いやすく、受信者側に負担が少ないことが大きなメリットです。送信者側も、幅広い層の送信者に情報を確実に届けられます。

携帯電話番号のみで送信が可能

SMSは携帯電話番号を宛先にして送信するため、相手の携帯電話番号さえ知っていれば確実にメッセージを届けられます。一方でメールの場合は相手のメールアドレス宛てに送信するため、迷惑メール対策などでメールアドレスが変更されてしまうとメッセージが届かなくなってしまいます。

電話番号はメールアドレスと比較すると変更される頻度は少ないため、宛先不明になってしまうリスクも少ないです。確実に相手に届けたい連絡については、メールよりもSMSの方が適していると言えるでしょう。

開封率・到達率が高い

SMSを受信すると、携帯電話のホーム画面にプッシュ通知が表示されます。これにより受信者はメッセージが届いたことに気づきやすく、開封されやすいことがメリットです。一方でメールの場合、一日に受信する数がSMSと比較して多いため、通知をオフにしている場合も多いでしょう。

また、たくさんのメールの中で重要な一斉連絡が埋もれてしまう可能性もあります。SMSならメールよりも受信数が少ないため、ほかのメッセージに埋もれることが少なく開封率・到達率が高くなります。

SMSで一斉連絡する際の注意点

SMSはメリットが多く一斉連絡に適した通信手段ですが、一方でデメリットも存在します。SMSで一斉連絡を行う際に注意すべきポイントについて解説しますので、ぜひ参考にしてください。

文字数制限がある

SMSは短い文章をやりとりするためのサービスであるため、送信できる文字数に制限があります。最新のSMSアプリのバージョンでは全角最大670文字までの送信が可能です。しかし受信者が古いモデルのガラケーやスマホを利用している場合、このバージョンに対応しておらずさらに少ない文字数までしか受信できない可能性もあります。

そのため、SMSを送信する際には文字数制限について理解したうえで、多くの人が受信できるように工夫しなければなりません。なるべく簡潔な文章で的確に内容を伝えられるように配慮する必要があります。

関連記事：SMSの文字数制限とは？活用例やサービスを選ぶポイントも紹介

画像や動画は添付できない

SMSはメールと違い、メッセージにテキスト以外の画像や動画は添付できません。しかし、顧客に対して商品やサービスの詳細を説明したり、社員に対して詳細な業務連絡を行ったりする際に画像や動画が必要となることもあるでしょう。

この場合、インターネット上に画像や動画ファイルをアップロードし、そのURLをSMSで送信するテキストに記載して誘導するのがおすすめです。受信者がそのURLにアクセスすると、アップロードされた画像や動画を確認できます。少し手間はかかりますが、SNSでも工夫により写真や動画を活用することは可能です。

関連記事：SMSで画像や写真を送るには？ 送信方法を詳しく解説

特定電子メール法を守る必要がある

特定電子メール法とは、2002年に施行された迷惑メールの送信を規制するための法律です。SMSも特定電子メール法の対象であるため、違反しないように注意する必要があります。具体的には次のようなポイントに配慮しなければなりません。

• 同意を得ていない相手に対しては広告・宣伝メールを送信しない
• 送信者の氏名、住所、問い合わせ窓口、配信停止依頼先などを記載する
• メールアドレスを偽る、送信元を加工するなどのなりすまし行為を行わない

特定電子メール法に違反すると重い罰則もあるため、十分に注意しましょう。

関連記事：特定電子メール法とは？罰則の内容と違反しないためのポイント

一斉連絡はSMS送信サービスの利用が便利

基本的にSMSは複数の宛先に同時にメッセージを送信することができません。また、一定期間にSMSを送信できる件数にも上限があります。そのためビジネスなどで一斉連絡を行いたい場合、複数の宛先へ一斉に配信できる「SMS送信サービス」を利用するのがおすすめです。

SMS送信サービスとは、ビジネスでSMSを活用する際に便利な機能を搭載したサービスのことです。SMS送信サービスを利用すると、スマホや携帯電話ではなくPCでSMS送信を管理でき、登録した宛先へ一斉にSMSを送信できるようになります。件数の上限もなくなるうえ、通常よりも送信料が抑えられることもメリットです。

また、予約送信や送信先ごとに個別の情報を差し込む機能など、通常にはない便利な機能を利用できることも特徴です。より効果的にSMSを活用したい場合や、一斉連絡を効率的に行いたい場合はSMS送信サービスを積極的に活用しましょう。

SMS送信サービスについては、以下の記事もご参考にしてください。

関連記事：法人向けSMS送信サービスを選ぶ際の6つのポイント

一斉連絡にSMSを活用しよう

ビジネスで顧客や社員に対して一斉連絡を行いたいシーンは多くあります。これらの業務を効果的かつ効率的に行うには、SMSの活用がおすすめです。SMSは事前の設定や準備が不要で、開封率・到達率が高いことから、一斉連絡に最適な手段と言えます。

SMSを複数の宛先へ一斉に配信するには、SMS送信サービスを活用しましょう。NTTコム オンラインが提供する「空電プッシュ」は、簡単・確実に顧客や社員とのコンタクトを実現するための法人向けSMS送信サービスです。

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