災害の多い日本では、地震や台風などの大規模な災害がいつ発生してもおかしくはありません。万が一に備え、家庭内はもちろん、企業や自治体でも対策を講じる必要があります。

災害時の対策の一つとして事前に行っておきたいことの一つが、緊急連絡による安否確認プロセスの整備です。この記事では、緊急連絡の課題と安否確認にSMSを活用するメリット、SMSを活用して安否確認を行なう際の例文をご紹介します。

目次

1. 安否確認が必要となるケースとは？
2. 安否確認などの緊急連絡でよくある問題
3. SMSが安否確認におすすめな4つの理由
4. 安否確認の連絡にはSMS送信サービスが便利
5. SMSを活用し安否確認を行なう際の例文
6. 安否確認はSMSで確実に

安否確認が必要となるケースとは？

地震や台風などの大規模な災害が発生した際、従業員や取引先に対する安否確認が非常に重要です。

従業員の所在地を把握し、怪我などの影響はないか、出勤できる状況か、事業は継続可能かなど、速やかに確認しましょう。自社が被害を受けていなくても、重要な取引先が被災しているケースでも安否確認が必要となる場合もあります。

緊急時に安否確認をスムーズに行えるよう、事前にどのような方法で安否確認をするか決めておくことが重要です。

安否確認などの緊急連絡でよくある問題

安否確認の方法として、電話やメールが使われるケースがしばしばあります。利用頻度が高く、なじみのあるツールなので、使いやすいという点はメリットです。しかし、緊急連絡として利用するにはいくつか問題もあります。

電話やメールを緊急連絡に使う場合のよくある問題点について解説します。

電話が集中するためつながらない

電話を緊急連絡に使う場合、電話がつながらずスムーズに安否確認が取れない問題があります。直接会話ができるので詳細を聞きやすいという利点はありますが、大規模な災害時は被災地に電話が集中し、そもそもつながらないケースが多いでしょう。

その上、災害時は警察や消防のような緊急通報など重要な通話が優先される仕組みとなっているため、電話がつながりにくくなります。

さらに、被災地では災害に直面している状態です。当然、避難や救助が優先されます。なかなか電話に出られない状況や、すぐに電話に気づけない場面も多いでしょう。

アドレスが変わってメールが届かない

安否確認にメールを使う場合、メールサーバーが処理能力の限界に達してしまい、正しく届かないことがあります。電話よりメールの方がつながりやすい場合もありますが、短時間で一斉にメールが送信され集中した場合、届かないケースも考えられます。

また、メールアドレスは電話番号に比べ、変更されやすい傾向にあります。その上、設定やセキュリティにより、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうこともあるでしょう。

メールでの安否確認を検討している場合、緊急連絡リストの管理や定期的なメール送信テストが必要です。

SMSが安否確認におすすめな4つの理由

携帯電話番号宛てにメッセージを送信できるSMSは、顧客とのコミュニケーションや本人認証として活用されていますが、緊急連絡用途としても注目されています。SMSが安否確認におすすめな理由について解説します。

災害に強い

緊急連絡用の手段として肝心なのはつながりやすさです。SMSは災害時でも比較的連絡が取りやすいため、災害に強い連絡手段といわれます。

SMSでメッセージを送信する仕組みは、電話と同じ回線交換方式ですが、SMSは信号線、電話は音声回線と使い分けられているため、電話がつながらない状況でも、SMSは連絡がつきやすいのです。

さらに、電話に比べSMSのテキストデータはデータ量が軽く、回線をあまり圧迫しません。そのため、大量のデータが送信されると予想される災害時でも、到達率が高いツールといえます。

携帯電話番号で送信できる

SMSは携帯電話番号が分かれば送信できるだけでなく、変更される可能性が低いという点が特徴です。

メールアドレスは、キャリアメール利用者であればキャリア乗り換え時にメールアドレスが変わってしまう可能性があります。またフリーメールの場合は、あまり使用されていない可能性も考えられるでしょう。

一方、携帯電話番号はMNP(モバイル・ナンバー・ポータビリティ)制度により、電話番号を変更せずにキャリアの乗り換えが可能です。電話番号が変更されていて、連絡が取れないという事態には陥りにくく、緊急連絡に最適な手段といえるでしょう。

アプリのインストール不要でガラケーでも使える

SMSはほとんどの携帯電話・スマートフォンで標準搭載されているため、アプリケーションのインストールが不要かつ、ガラケーでも使えるという利点があります。社用携帯電話としてガラケーを使用するケースもあるため、ガラケーにも対応できるかどうかは重要です。

また、LINEなどのSNSを使う場合、アプリのダウンロードが必要です。ガラケーの場合はそもそもアプリが使えない場合もあり、スマートフォンの場合でも事前にアプリをインストールしておかなければなりません。SMSであれば、事前にダウンロードの手間がなく、端末にも左右されず確実に連絡を取ることができます。

開封率が高い

SMSはメッセージが迷惑フォルダに自動的に振り分けられてしまったり、スパムと認識されてしまったりすることがほとんどありません。また、スマートフォンの場合SMSが受信した際、ポップアップ表示されるので気づかれやすい利点があります。

さらにSMSはメッセージが埋もれにくいことも特徴です。メールなどの場合、日常的にもメルマガなど受信する件数も多いのでメールが埋もれ、気づかれないこともあります。SMSであれば他のメッセージに埋もれる可能性も低く、開封してもらえる可能性が高いでしょう。

安否確認の連絡にはSMS送信サービスが便利

SMSは到達率と開封率ともに優れている一方で、複数人にメッセージを同時に送る機能は基本搭載されていません。個別のやり取りでは気にならないかもしれませんが、企業が緊急連絡で使うとなると不便です。

そこでおすすめなのがパソコンから一斉送信ができるSMS送信サービスの活用です。ここでは、SMS送信サービスの機能や活用法をご紹介します。

複数人にSMSの一斉送信できる

SMS送信サービスを利用すれば、複数人にSMSの一斉送信が可能です。管理画面から携帯電話番号リストをアップロードすることで、パソコンから一斉送信ができるため、安否確認など大人数に連絡が必要な場合でも素早く対応することができます。

SMSの開封状況を確認できる

一部のSMS送信サービスには、メッセージ内のURLのクリック状況が確認できる「トラッキング機能」があります。この機能を活用すれば「誰が、いつ」URLをクリックしたのか確認できるのです。

受信者はURLをクリックしサイトに遷移するだけで、安否の報告ができます。非常に簡単な方法なので、緊急時でも迷わず操作可能です。

さらに、サービスによってはメッセージの到着も確認できます。圏外や電源オフなどの理由でそもそも着信できていないのか、単純にURLをクリックしていないのか確認できます。

APIを利用すれば自動化が可能

APIを利用すれば、自動的に緊急連絡を送信できます。APIとは、アプリケーションやソフトウェアなどのシステムを、別のプログラムと接続する仕組みのことです。

例えば、API連携により災害時の業務フロー実行中、システムから自動的にSMS送信ができるようになります。普段使っている業務システムに組み込めば、いつものインターフェースからSMSの操作ができるので便利です。

また、APIを活用すれば震度6度以上の地震が発生したと同時に、自動的にSMSを送信するシステムも構築可能です。

SMSを活用し安否確認を行なう際の例文

ここからは、実際にSMSを活用して安否確認を行なう際の例文を紹介します。従業員へ送る場合、取引先へ送る場合に分けて紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

従業員へ送る場合

従業員へ送る場合は、回答しやすいように把握したい情報をなるべく簡潔にまとめましょう。

取引先へ送る場合

取引先が被災した場合には、返信を急かさないように配慮し、相手の無事を祈る気持ちが伝わるようにしましょう。

安否確認はSMSで確実に

安否確認の緊急連絡手段において、SMSは相手に届きやすく、有効な手段といえます。しかし、システムを使わずメッセージを送信するのは現実的ではなく、手間がかからないSMS送信システムの導入は必須でしょう。

そこでおすすめなのが、NTTコム オンラインが提供する「空電プッシュ」です。「空電プッシュ」は、SMSを一斉・個別に送信できるサービスです。国内最大規模の送信性能により、緊急連絡先が多い企業でも対応できます。メッセージの到達率99％という実績もあり、災害時にも心強いサービスです。

安否確認という重要性が高いメッセージだからこそ、高い送信性能、到達率を誇る「空電プッシュ」をぜひご検討ください。