顧客への業務連絡に使用する手段として、どのようなツールを選べばよいのか悩んでいる方も多いでしょう。電話やメール、SNSなどのツールは、いずれも繋がりにくさや埋もれやすさなどのデメリットを抱えています。

確実かつスムーズな業務連絡を行いたいなら、携帯電話番号があれば誰でも気軽にやり取りが可能なSMSの利用がおすすめです。本記事では、SMSと他の業務連絡ツールとの違いや、具体的な活用例について解説します。

目次

【方法別】業務連絡の課題

業務連絡をするためのツールには、電話やメール、SNSなどさまざまなものがあります。しかし、電話は繋がらない可能性があり、メールは次々と届く他のメールに埋もれて見逃されやすく、SNSはプライベート向きのツールで、業務連絡には不向きです。

ここでは、一般的によく活用される3つのツールについて、それぞれの課題を詳しく解説します。

【電話】繋がらないことがある

ほとんどの人が個人のスマートフォンや携帯電話を所有しているため、好きなタイミングで特定の相手に連絡を入れることが可能です。

そのため連絡方法としては比較的手軽ですが、相手が電車に乗っていたり、手元に端末がなかったりして、すぐに電話に出られない場合もあります。

留守電にメッセージを残しても、確認までに時間がかかる場合もあり、用件がすぐに伝わりにくい点がデメリットです。また、知らない電話番号からの着信には出ないようにしている人も多く、留守電サービスを使用していない人も増えている背景から、電話をかけたからといって必ず目的の相手と連絡を取れるとは限らないという課題もあります。

【メール】他のメールに埋もれて見逃される

メールは、相手の現在の状況を気にせず送信側の都合で送信できる点や、複数の宛先に一斉送信できる点がメリットです。しかし、メルマガなどさまざまな企業からのマーケティングメールに埋もれてしまい、見落とされてしまう可能性があります。

また、メールソフトの設定次第で迷惑メールに振り分けられてしまい、中身を確認しないまま削除されてしまう例もあります。送信側にとっては気軽に使用でき、受信側にとっては自分のペースで内容を確認できるツールですが、確実性に欠けるのが難点です。

【SNS】プライベートで利用されることが多く、見落とされやすい

最近では多くの人が個人のSNSアカウントを所有しており、日々の連絡や情報収集の手段として活用しています。プライベートで活用しているSNSアカウントに業務連絡を送信したとしても、他のユーザーとのやりとりに埋もれて用件が正しく伝わらない可能性もあります。

また、SNSの利用にはアプリのインストールや会員登録が必要であり、導入のハードルが高い点もデメリットです。

業務連絡にSMSが適している理由

確実かつスムーズな業務連絡を行いたいのであれば、携帯電話やスマートフォンに搭載されているSMSの活用がおすすめです。

SMSはほとんどの端末に標準搭載されているだけでなく、携帯電話番号だけで送受信できるため手軽な上、受信時にポップアップ表示されるためメッセージに気がついてもらいやすいメリットもあります。

携帯電話・スマートフォンに標準搭載されている

SMSはスマートフォンだけでなく、フューチャーフォン・ガラケーにも標準搭載されており、携帯端末を所有している人であれば誰でも気軽に利用できるサービスです。

アプリのインストールや会員登録などの事前手続きは不要であり、顧客側の負担が少ない連絡方法といえるでしょう。難しい設定も不要なため、デジタル機器に不慣れな人でも扱いやすいツールです。

携帯電話番号だけでやり取りできる

SMSのやり取りに必要なものは携帯電話番号のみであり、事前のユーザー登録などは必要ありません。メールであれば、メールアドレスが変更されると相手に届かなくなりますが、携帯電話番号は頻繁に変更されにくい情報なので、確実性の高いやり取りが可能です。

「SNSのアカウントは知られたくない」「プライベートのメールアドレスは教えたくない」という人がいても、携帯電話番号でテキストメッセージの送受信ができるため、顧客の了承も得やすいでしょう。

メッセージに気づいてもらいやすく開封率が高い

スマートフォンの場合、SMSを受信した際にメッセージを受信したことがポップアップで表示されます。そのため、メールのように自分でメールボックスを確認しなくても受信したことを把握しやすく、気がついてもらいやすいというメリットがあります。

また、日常的に送られてくる機会が多いメールに比べると、SMSのメッセージは受信数が少ない傾向にあり、他のメッセージに埋もれるリスクも抑えられます。

情報を端的に伝えることができる

SMSで送信できるメッセージの文字数は最大670文字と決められており、メールのように長文を送信することはできません。

メールで業務連絡を送信しようとすると、冒頭のあいさつなど、本来の用件とは関係のない内容が入ることによって、全体の文章がわかりにくくなりがちです。

しかし、SMSは文字数の制約が設けられていることから用件を端的にまとめて送信する必要があり、わかりやすさが重視される業務連絡には適しています。

一斉送信でき、送信結果を確認できる

「SMS送信サービス」を利用すれば、サービスの管理画面から複数の宛先に一斉にメッセージを送信することができます。

また、SMS送信サービスは、送信結果を確認できる点も魅力のひとつです。送信が失敗している宛先を確認することで、情報の伝達もれを防止できます。

SMSを使った業務連絡の活用例

近年では、多くの企業や組織がSMSを活用して顧客への業務連絡を行っています。SMSによる業務連絡を導入することで、レスポンスが早まったり、反応率が向上したりする成果が表れている例も多くあります。

ひと口に業務連絡といっても、その内容はさまざまです。ここでは、「予約リマインド」「工事日・配送日連絡」「顧客連絡」「緊急時連絡」の4つに分けて、それぞれの活用例を詳しく紹介します。

ホテル・飲食店・美容・エステなどの予約リマインド

ホテル・飲食店・美容・エステなど、事前予約が必要なサービスは、予約日が迫ってきたタイミングでSMSによるリマインドを行うと、顧客の無断キャンセルの防止につながります。

予約日から1ヶ月以上前など、早い段階で予約を入れた顧客は、慌ただしい日々に追われる中で、予約すること自体を忘れてしまうことも少なくありません。

サービス提供側にとっては、予約が無断キャンセルされると売上に繋がらないだけでなく、材料費などの損失につながる場合もあります。SMSで予約のリマインドを行うことで、損失リスクを軽減できます。

関連記事：ノーショーとは？SMSを活用したノーショー対策もご紹介

工事日や配送日連絡

工事日や配送日をSMSで連絡しておくことで、当日の顧客不在を避け、工事日の再調整や荷物の再配達を防止しやすくなります。

工事日に顧客と連絡が取れなかったり不在だったりすると、日程の再調整が必要になり、工事担当者の人件費や用意した資材の調達コストなどが無駄になりかねません。このような事態を回避するために、事前にSMSによる連絡をしておくと効果的です。

また、近年では物流需要が増加しており、配送業者の再配達による負担増大が社会問題化してきています。一度の配達でスムーズに商品を受け取ってもらうための取り組みとして、配送日連絡は有効です。

カスタマーサポートにおける顧客連絡

カスタマーサポートにおける顧客連絡にも、SMSが活用されています。カスタマーサポートでは、顧客からの問い合わせに対して折り返しの連絡を行うことがありますが、顧客と電話がなかなか繋がらず、コールセンター業務を圧迫している例が少なくありません。

何度も電話をかけなければならないために、他の顧客からの電話に出られる数が減少し、サービス品質の低下を引き起こすケースもあります。SMSを通して連絡を行うことで、折り返しの依頼を確実に伝えるなど、電話のすれ違いを回避することができます。

安否確認など緊急時の連絡

安否確認など緊急時の連絡にも、SMSが役立ちます。地震や台風などの災害が起こると、被害を受けた顧客がすぐに電話に出られる状況になかったり、メールを確認するための手段を持ち合わせていなかったりする場合もあるでしょう。

しかし、SMSで安否確認の連絡をすれば、スマートフォンを手元に持っている人ならすぐに確認でき、ポップアップで受信が伝えられるので、速やかに回答を得られる可能性も高まります。メッセージとして残るため、相手の状況に合わせて都合の良いタイミングで確認できる点もメリットです。

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業務連絡はSMSの利用がおすすめ

業務連絡に利用するツールは、電話番号だけでやり取りでき、情報を端的にまとめて伝えられるSMSがおすすめです。開封率が高く、見落としも最小限に抑えられるでしょう。

SMS送信サービスを利用するなら、NTTコム オンラインが提供する「空電プッシュ」がおすすめです。充実したセキュリティ対策を施しており、安全性の高いSMS送信を実現します。また、99％の高い到達率も魅力のひとつで、確実にSMSを届けることが可能です。

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