顧客への業務連絡に使用する手段として、どのようなツールを選べばよいのか悩んでいる方も多いでしょう。電話やメール、SNSなどのツールは、いずれも繋がりにくさや埋もれやすさなどのデメリットを抱えています。

確実かつスムーズな業務連絡を行いたいなら、携帯電話番号があれば誰でも気軽にやり取りが可能なSMSの利用がおすすめです。本記事では、SMSと他の業務連絡ツールとの違いや、具体的な活用例について解説します。

目次

1. 【方法別】業務連絡の課題
2. 業務連絡にSMSが適している理由
3. 業務連絡にSMSを利用する際の注意点
4. 業務連絡手段のメリット・デメリット比較表
5. SMSを使った業務連絡の活用例
6. SMSを業務連絡に活用した事例
7. SMSを業務連絡に導入する手順
8. 業務連絡に適したSMS送信サービスのポイント
9. 業務連絡はSMSの利用がおすすめ

【方法別】業務連絡の課題

業務連絡をするためのツールには、電話やメール、SNSなどさまざまなものがあります。しかし、電話は繋がらない可能性があり、メールは次々と届く他のメールに埋もれて見逃されやすく、SNSはプライベート向きのツールで、業務連絡には不向きです。

ここでは、一般的によく活用される3つのツールについて、それぞれの課題を詳しく解説します。

【電話】繋がらないことがある

ほとんどの人が個人のスマートフォンや携帯電話を所有しているため、好きなタイミングで特定の相手に連絡を入れることが可能です。

そのため連絡方法としては比較的手軽ですが、相手が電車に乗っていたり、手元に端末がなかったりして、すぐに電話に出られない場合もあります。

留守電にメッセージを残しても、確認までに時間がかかる場合もあり、用件がすぐに伝わりにくい点がデメリットです。また、知らない電話番号からの着信には出ないようにしている人も多く、留守電サービスを使用していない人も増えている背景から、電話をかけたからといって必ず目的の相手と連絡を取れるとは限らないという課題もあります。

【メール】他のメールに埋もれて見逃される

メールは、相手の現在の状況を気にせず送信側の都合で送信できる点や、複数の宛先に一斉送信できる点がメリットです。しかし、メルマガなどさまざまな企業からのマーケティングメールに埋もれてしまい、見落とされてしまう可能性があります。

また、メールソフトの設定次第で迷惑メールに振り分けられてしまい、中身を確認しないまま削除されてしまう例もあります。送信側にとっては気軽に使用でき、受信側にとっては自分のペースで内容を確認できるツールですが、確実性に欠けるのが難点です。

【SNS】プライベートで利用されることが多く、見落とされやすい

最近では多くの人が個人のSNSアカウントを所有しており、日々の連絡や情報収集の手段として活用しています。プライベートで活用しているSNSアカウントに業務連絡を送信したとしても、他のユーザーとのやりとりに埋もれて用件が正しく伝わらない可能性もあります。

また、SNSの利用にはアプリのインストールや会員登録が必要であり、導入のハードルが高い点もデメリットです。

業務連絡にSMSが適している理由

確実かつスムーズな業務連絡を行いたいのであれば、携帯電話やスマートフォンに搭載されているSMSの活用がおすすめです。

SMSはほとんどの端末に標準搭載されているだけでなく、携帯電話番号だけで送受信できるため手軽な上、受信時にポップアップ表示されるためメッセージに気がついてもらいやすいメリットもあります。

携帯電話・スマートフォンに標準搭載されている

SMSはスマートフォンだけでなく、フューチャーフォン・ガラケーにも標準搭載されており、携帯端末を所有している人であれば誰でも気軽に利用できるサービスです。

アプリのインストールや会員登録などの事前手続きは不要であり、顧客側の負担が少ない連絡方法といえるでしょう。難しい設定も不要なため、デジタル機器に不慣れな人でも扱いやすいツールです。

携帯電話番号だけでやり取りできる

SMSのやり取りに必要なものは携帯電話番号のみであり、事前のユーザー登録などは必要ありません。メールであれば、メールアドレスが変更されると相手に届かなくなりますが、携帯電話番号は頻繁に変更されにくい情報なので、確実性の高いやり取りが可能です。

「SNSのアカウントは知られたくない」「プライベートのメールアドレスは教えたくない」という人がいても、携帯電話番号でテキストメッセージの送受信ができるため、顧客の了承も得やすいでしょう。

メッセージに気づいてもらいやすく開封率が高い

スマートフォンの場合、SMSを受信した際にメッセージを受信したことがポップアップで表示されます。そのため、メールのように自分でメールボックスを確認しなくても受信したことを把握しやすく、気がついてもらいやすいというメリットがあります。

また、日常的に送られてくる機会が多いメールに比べると、SMSのメッセージは受信数が少ない傾向にあり、他のメッセージに埋もれるリスクも抑えられます。

情報を端的に伝えることができる

SMSで送信できるメッセージの文字数は最大670文字と決められており、メールのように長文を送信することはできません。

メールで業務連絡を送信しようとすると、冒頭のあいさつなど、本来の用件とは関係のない内容が入ることによって、全体の文章がわかりにくくなりがちです。

しかし、SMSは文字数の制約が設けられていることから用件を端的にまとめて送信する必要があり、わかりやすさが重視される業務連絡には適しています。

一斉送信でき、送信結果を確認できる

「SMS送信サービス」を利用すれば、サービスの管理画面から複数の宛先に一斉にメッセージを送信することができます。

また、SMS送信サービスは、送信結果を確認できる点も魅力のひとつです。送信が失敗している宛先を確認することで、情報の伝達もれを防止できます。

業務連絡にSMSを利用する際の注意点

SMSは高い到達率と即時性が特長のため、業務連絡に活用されるケースが増えていますが、知っておくべき注意点もいくつか存在します。ここでは、以下の4つのポイントについて解説します。

• 送信できる文字数に制限がある
• 画像やファイルを添付して送ることができない
• 送信する際に費用がかかる
• 個人情報保護や特定電子メール法への対応が必要となる

送信できる文字数に制限がある

SMSには送信可能な文字数の上限があります。通常、全角で最大670文字まで送信できますが、これを超えるとエラーになる、もしくは分割されて送信される可能性があるため注意しましょう。

業務連絡で詳細な情報を伝えたい場合、文字数制限の影響で文面が途中で切れてしまったり、分割されたメッセージが順番どおりに届かなかったりといったケースもあります。重要な情報は冒頭で簡潔にまとめる工夫が必要です。

関連記事：SMSの文字数制限とは？活用例やサービスを選ぶポイントも紹介

画像やファイルを添付して送ることができない

SMSはテキストベースの通信手段であるため、画像やPDF、Excelなどのファイルを直接添付して送ることはできません。業務連絡で資料や画像を一緒に送りたい場合には、別の手段を組み合わせる必要があります。

たとえば、資料をクラウドストレージにアップロードし、その共有リンクをSMSに記載するといった方法が一般的です。また、URLを短縮して記載することで文字数を節約するケースもあります。SMSの特性を理解したうえで、視覚情報を共有する際には別のツールやサービスとの併用を検討するとよいでしょう。

関連記事：SMSで画像や写真を送るには？ 送信方法を詳しく解説

送信する際に費用がかかる

SMSの受信は無料ですが、送信コストは1通ごとに発生します。一般的な法人向けSMS送信サービスでは、1通あたり約10〜18円程度の費用がかかり、送信件数が多くなるとその分コストも膨らみます。

SMS送信サービスを利用する場合は、業務連絡の規模や頻度に応じて、予算や送信単価、ボリュームディスカウントの有無を事前に確認し、無駄なコストを防ぐための配信設計を行いましょう。

関連記事：SMSの料金とは？各社の料金や料金を抑えるポイントを解説

個人情報保護や特定電子メール法への対応が必要となる

業務連絡にSMSを利用する場合でも、個人情報を扱う場合は、適切な情報管理と法令順守が求められます。送信先が顧客や取引先である場合、個人情報保護法に基づいた運用が必須です。

さらに、SMSが広告や営業を目的とする内容を含む場合、「特定電子メール法」の規制対象となり、事前の同意取得（オプトイン）や送信者情報の明示、配信停止手段の提示（オプトアウト）などが義務付けられます。SMSは気軽に使える反面、法的リスクを避けるための配慮も欠かせません。

関連記事：特定電子メール法とは？罰則の内容と違反しないためのポイント

業務連絡手段のメリット・デメリット比較表

ここまで紹介した業務連絡手段のメリットとデメリットを表にまとめました。

手段	メリット	デメリット
SMS	・携帯番号だけで送信できる ・ポップアップ表示で気づいてもらいやすい ・即時性・到達率が高い	・文字数制限がある ・画像・ファイル添付不可 ・送信コストがかかる
電話	・相手に直接用件を伝えられる ・リアルタイムで話せる	・相手が出られないと連絡できない ・知らない番号からの連絡は無視されやすい
メール	・送信側のタイミングで送信できる ・一斉配信が可能／文字数制限がない	・他のメールに埋もれやすく見逃されがち ・迷惑メール判定されるリスクがある
SNS	・多くの人が使っていて手軽 ・カジュアルな連絡がしやすい	・プライベート利用が主で業務には不向き ・アプリ導入などの手間がある

それぞれの連絡手段にはメリット・デメリットがあり、連絡の目的や緊急度、相手の状況に応じて最適な手段を選ぶことがおすすめです。中でもSMSは、開封率の高さや即時性、シンプルな通知手段として、多くの業務シーンで活用が広がっています。

SMSを使った業務連絡の活用例

近年では、多くの企業や組織がSMSを活用して顧客への業務連絡を行っています。SMSによる業務連絡を導入することで、レスポンスが早まったり、反応率が向上したりする成果が表れている例も多くあります。

ひと口に業務連絡といっても、その内容はさまざまです。ここでは、「予約リマインド」「工事日・配送日連絡」「顧客連絡」「緊急時連絡」の4つに分けて、それぞれの活用例を詳しく紹介します。

ホテル・飲食店・美容・エステなどの予約リマインド

ホテル・飲食店・美容・エステなど、事前予約が必要なサービスは、予約日が迫ってきたタイミングでSMSによるリマインドを行うと、顧客の無断キャンセルの防止につながります。

予約日から1ヶ月以上前など、早い段階で予約を入れた顧客は、慌ただしい日々に追われる中で、予約すること自体を忘れてしまうことも少なくありません。

サービス提供側にとっては、予約が無断キャンセルされると売上に繋がらないだけでなく、材料費などの損失につながる場合もあります。SMSで予約のリマインドを行うことで、損失リスクを軽減できます。

関連記事：ノーショーとは？SMSを活用したノーショー対策もご紹介

工事日や配送日連絡

工事日や配送日をSMSで連絡しておくことで、当日の顧客不在を避け、工事日の再調整や荷物の再配達を防止しやすくなります。

工事日に顧客と連絡が取れなかったり不在だったりすると、日程の再調整が必要になり、工事担当者の人件費や用意した資材の調達コストなどが無駄になりかねません。このような事態を回避するために、事前にSMSによる連絡をしておくと効果的です。

また、近年では物流需要が増加しており、配送業者の再配達による負担増大が社会問題化してきています。一度の配達でスムーズに商品を受け取ってもらうための取り組みとして、配送日連絡は有効です。

カスタマーサポートにおける顧客連絡

カスタマーサポートにおける顧客連絡にも、SMSが活用されています。カスタマーサポートでは、顧客からの問い合わせに対して折り返しの連絡を行うことがありますが、顧客と電話がなかなか繋がらず、コールセンター業務を圧迫している例が少なくありません。

何度も電話をかけなければならないために、他の顧客からの電話に出られる数が減少し、サービス品質の低下を引き起こすケースもあります。SMSを通して連絡を行うことで、折り返しの依頼を確実に伝えるなど、電話のすれ違いを回避することができます。

安否確認など緊急時の連絡

安否確認など緊急時の連絡にも、SMSが役立ちます。地震や台風などの災害が起こると、被害を受けた顧客がすぐに電話に出られる状況になかったり、メールを確認するための手段を持ち合わせていなかったりする場合もあるでしょう。

しかし、SMSで安否確認の連絡をすれば、スマートフォンを手元に持っている人ならすぐに確認でき、ポップアップで受信が伝えられるので、速やかに回答を得られる可能性も高まります。メッセージとして残るため、相手の状況に合わせて都合の良いタイミングで確認できる点もメリットです。

関連記事：安否確認にSMSを活用しよう！緊急連絡の課題をSMSで解決

SMSを業務連絡に活用した事例

ここでは、実際にSMSを業務連絡に活用している企業の事例を3つ紹介します。

アート引越センター株式会社様

アート引越センター株式会社では、見積り訪問の前日に訪問時刻をリマインドするため、SMS送信サービス「空電プッシュ」を導入しました。営業担当者による前日架電をなくし、業務負荷の削減とサービス品質の向上を実現しています。

従来、お客様が訪問時刻を忘れて当日不在となるケースや、営業所ごとに異なる運用が課題となっていた同社では、予約システムとSMS送信をAPI連携することで、訪問前日に自動でメッセージを送信する仕組みを導入しました。訪問時間と店舗の電話番号を含むテンプレートを使用し、繁忙期には月10万通を配信しています。

その結果、訪問時の不在トラブルがほぼ解消され、全国で月約4400時間ものアポイント業務が削減されました。営業担当者は問い合わせ対応など本来の業務に集中できるようになり、顧客対応力の向上にもつながっています。

セントスタッフ株式会社様

福祉業界に特化した人材派遣・紹介事業を展開するセントスタッフ株式会社では、登録スタッフとの円滑なやり取りと電話業務の効率化を目的に、「空電プッシュ」を導入しました。Web登録後に自動でLINE WORKSの登録URLを記載したSMSを送信することで、電話での案内業務を削減し、営業担当者の負担軽減を実現しています。

従来は、担当者が1件あたり10分以上を要する電話でのヒアリングを多忙な業務と並行して対応しており、業務負荷が課題となっていました。SMS導入後は、LINE WORKSの登録率が月間で約2倍アップ。さらに、休眠登録者向けにキャンペーン情報をSMS配信することで、メルマガと比べて約20倍の反応率を記録するなど、掘り起こし施策としても効果を発揮しています。

SMSによる事前連絡で通話時間を短縮し、再就業の促進にもつなげるなど、業務効率化とサービス品質向上の両立を実現しています。

外為ファイネスト株式会社様

FX取引サービスを提供する外為ファイネスト株式会社では、口座開設に必要な書類の不備・未提出により手続きが完了しない課題を抱えていました。従来の電話・メール・郵送といった連絡手段だけでは限界があり、確実に情報を届けられる手段として「空電プッシュ」を導入。

導入後は、個別メッセージで書類再提出を促す運用を展開し、7割程度であった書類回収率が9割以上に向上しました。事務工数も大幅に削減され、顧客とのコミュニケーションの質も改善されています。

加えて、キャンペーン情報の一括配信や未入金者へのフォローにも活用されており、スマートフォン中心の時代に対応したサービス品質の向上を実現しています。SMSならではの着眼率と即時性が、顧客対応の確実性と業務効率化の両立につながった事例です。

SMSを業務連絡に導入する手順

業務連絡にSMSを導入する際は、目的や配信方法を明確にしたうえで、最適な配信体制を整えることが重要です。以下の手順を参考に、スムーズな導入を進めましょう。

1. SMS導入の目的を明確にする（例：顧客満足度の向上、業務効率化など）
2. 配信対象とタイミングを整理する（誰に、いつ、どんな内容を送るか）
3. メッセージ文面を作成する
4. 配信方法を選ぶ（例：手動配信、業務システムとの自動連携など）
5. SMS配信サービスを選定・契約する（機能、価格、サポート体制などを比較）
6. テスト配信を実施し、文面や到達状況を確認する
7. 本番運用を開始し、効果を見ながら改善を続ける

業務連絡に適したSMS送信サービスのポイント

業務連絡にSMSを活用する際は、どのSMS送信サービスを選ぶかが重要です。この章では、業務連絡に最適なSMS送信サービスを選ぶための6つのポイントを紹介します。

業務連絡に適した機能がある

SMS送信サービスは、単に「メッセージが送れる」だけでは不十分です。実際の業務にどのように組み込むかをイメージし、必要な機能が揃っているかを確認しましょう。

たとえば、特定のタイミングで自動配信したい場合は、API連携や予約送信機能があるかが重要です。顧客ごとに内容を変えたい場合は、差し込み機能やCSV一括配信機能があると便利です。また、送信結果のレポート機能があれば、到達状況を可視化して改善につなげることも可能になります。

業務連絡の内容や目的に合わせて、実用的な機能が備わったサービスを選ぶことで、運用の効率化と成果の最大化が図れます。

到着率が高い

業務連絡は「確実に届く」ことが最優先事項です。いくら内容が適切でも、相手に届かなければ意味がありません。そのため、SMS送信サービスの到達率の高さは非常に重要です。

特に注目したいのが「国内直収接続」に対応しているかどうかです。これは、通信キャリアと直接接続してSMSを送信できる仕組みで、海外経由の回線よりも高い到達率と安定性が期待できます。また、なりすまし防止や迷惑メールと誤認されにくいというメリットもあります。

信頼性の高い国内回線で送信できるサービスを選ぶことで、重要な業務連絡を確実に届けることができます。

誰でも簡単に操作できる

業務連絡におけるSMS送信は、マーケティング部門やカスタマーサポートなど、さまざまな部署で利用されるケースがあります。そのため、誰でも直感的に使えるUIや操作性が備わっていることが重要です。

複雑な操作が必要なシステムでは、教育コストがかかったり、担当者が限定されたりする恐れがあります。シンプルな画面設計やドラッグ＆ドロップで使える管理画面などがあると、ITに不慣れなスタッフでも安心して利用できます。業務効率を高めるには、属人化せずに誰でも簡単に扱えるサービスを選びましょう。

セキュリティ対策が十分にされている

業務連絡では、顧客情報や社員の個人情報を取り扱うことが多いため、セキュリティ対策の有無も極めて重要です。万が一情報漏えいが起きれば、企業の信用に大きく関わる事態になりかねません。

具体的には、管理画面へのアクセス制限や通信データの暗号化、送信履歴のログ管理機能などが整っているかを確認しましょう。セキュリティが確保されたSMS送信サービスを選ぶことで、安心して業務連絡に活用できます。

費用対効果が高い

SMS送信は1通ごとに料金が発生するため、コスト面も無視できません。料金体系が明確で、運用規模に見合った価格であるかを確認する必要があります。

たとえば、送信数が多い企業ではボリュームディスカウントがあるか、追加費用なしで管理画面が複数名で利用できるかなど、細かなコスト構造までチェックしましょう。

また、単に価格が安いだけでなく、「到達率」や「運用効率」を含めた全体の費用対効果が高いかを評価することが重要です。適切な投資で最大限の成果を得られるSMS送信サービスを選びましょう。

サポート体制が手厚い

SMS送信サービスの運用では、導入時の初期設定や運用ルールの整備、トラブル発生時の問い合わせ対応など、サポート体制が重要です。

特にSMS運用が初めての企業にとっては、導入前の説明・提案、導入後の利用方法のレクチャー、定期的な活用アドバイスなどが心強い支援になります。メールだけでなく電話対応や専任担当者の有無も比較ポイントです。

安心して長期運用するためにも、単なるツール提供ではなく、継続的なサポートが受けられるサービスを選ぶことをおすすめします。

業務連絡はSMSの利用がおすすめ

業務連絡に利用するツールは、電話番号だけでやり取りでき、情報を端的にまとめて伝えられるSMSがおすすめです。開封率が高く、見落としも最小限に抑えられるでしょう。

SMS送信サービスを利用するなら、NTTコム オンラインが提供する「空電プッシュ」がおすすめです。充実したセキュリティ対策を施しており、安全性の高いSMS送信を実現します。また、99％の高い到達率も魅力のひとつで、確実にSMSを届けることが可能です。

お申し込み後、最短4営業日で利用を開始できるため、すぐに利用を開始したい方にも適しています。24時間365日の電話サポートに対応しているため、故障やトラブルの際もすぐに解決が可能です。業務連絡にSMSの導入をお考えの方は、ぜひ空電プッシュをご検討ください。