不動産業界では、「電話に出てもらえない」「郵便物に対する反応がない」など顧客とのコミュニケーションに関する課題が散見されます。これらの課題は、SMSの活用で解決できるかもしれません。

本記事では、不動産業界でSMSを活用するメリットや実際の活用事例などをご紹介します。入居希望者や購入希望者とのコミュニケーションにお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

目次

不動産業界の抱える課題

不動産業界では入居者や物件情報希望者とコミュニケーションを取らなければならない業務が多々ありますが、以下のような課題にお悩みの方も多いのではないでしょうか。

• 家賃の請求や催促に手間と時間がかかる
• 内覧などの予約を忘れられてしまう
• 入居者へのお知らせや物件情報を送っても気づいてもらえない

はじめに、不動産業界の抱える課題について詳しく見ていきましょう。

家賃の請求や催促に手間と時間がかかる

賃貸物件を取り扱っている場合、家賃が期日に支払われないと請求や催促をしなければなりません。しかし、「電話を何度かけてもつながらない」「郵送で連絡しても反応がない」など、スムーズに連絡が取れないケースも多いでしょう。

家賃が支払われなければ損失になるため早急な対応が必要ですが、電話をかけるのも郵便物を送るのも手間と時間がかかります。家賃を滞納する入居者が多いほど、スタッフの負担も大きくなります。

家賃の請求や催促にかかる手間と時間が大きいのは、不動産業界の代表的な課題です。

内覧などの予約を忘れられてしまう

物件の内覧など、あらかじめ日程を決めて対応する業務もありますが、予定通りに進まないケースも珍しくありません。予約の日時を勘違いしていたり、そもそも予約していたことを忘れてしまっていたりする人は意外と多くいます。

このような事態を防ぐために電話やメールで事前連絡をしようとしても、電話に出てもらえなかったりメールを見落とされていたりすると意味がありません。予定通り内覧ができないと、また日程調整から始める必要があり、業務の効率が悪くなってしまいます。

予約を忘れられてしまったことで契約し損ねるなど機会損失にもつながるため、なんらかの対策が必要です。

入居者へのお知らせや物件情報を送っても気づいてもらえない

不動産業界では、入居者に連絡事項があるときや新しい物件情報が入ってきたときなど、さまざまなシーンで顧客と連絡を取ります。しかし、こちらからの連絡に気づいてもらえないことにお悩みの方も多いでしょう。

例えば、郵送でのお知らせは確認を後回しにされてしまったり、メールを送っても迷惑メールフォルダに振り分けられて見落とされてしまったりするケースは多くあります。顧客にとってどれだけ魅力的な情報を届けても、そもそも連絡を見てもらえなければ契約にはつながりません。

不動産業界におけるSMS活用のメリット

ショートメッセージサービス（以下、SMS）は、「着眼率・開封率が高い」「携帯電話番号だけで繋がる」「利用者のアプリのインストール不要」「URL誘導が簡単」など、多くの利便性がありますが、一番のメリットは「相手の時間を奪わないこと」にあります。賃貸入居者ならびに物件情報希望者は30代以下の働き盛りが多い傾向にあるかと思います。そのため日中は出勤していることが多く、電話に出られない・郵便物も見る余裕がない・メールも気づく余裕がない、と言えます。そうした中で、SMSは会話のために時間を割く必要もなく、また、メールのように埋もれることもありません。折り返し依頼や書類郵送のリマインドを送ることで、アクションを促すことが可能になります。

不動産業界におけるSMSを活用できる業務

更新手続きに関わる業務

契約更新時期に、入居者に対して連絡を取りたいときにSMSは有効です。書類郵送やメールを送っていることのリマインドに使う、または、URL付きSMSを送信するなどでWeb手続き可能なサイトに誘導することでDX推進を図ることも可能です。URLは電話で伝えると誤記もしやすく、また、再度入力する手間もあるため、SMSで伝えることは入居者にとっても利便性が上がります。
我々のお客様の中には、更新時の金額誤り（入居者が過払いしてしまった時）の対応や書類不備（2種類の書類提出が必要なところ、1種類のみしか提出してもらえていない）などに対して折り返し電話を促す案内にもご利用いただいています。

入居者の方へのお知らせ業務

入居者の方へ一斉にお知らせしたいリフォームやクリーニングの案内は、郵送もしくはポスティングで実施されていることが多いと思いますが、SMSの活用も可能です。SMSに詳細ページへのURLを記載することで、詳細を見てもらえますし、申込フォームを設置することで、そのまま申し込んでいただくことも可能です。
SMSを活用することで、印刷や郵送代を削減できます。

家賃をお支払いいただいていない方への入金督促業務

家賃を入金いただいていない方への連絡にSMSは強い効果を発揮します。入居者のうっかり忘れ、もしくはたまたま銀行口座に入っていた金額が少なかったケースが少なくないため、用件を伝えることですぐに対応いただける場合があります。こういった入金忘れ対応でSMSを活用した際は、返電率が10～20％程度と非常に高く、また、送っただけで入金してくれる方も少なくない、と強い効果を実感いただいています。

希望物件のご連絡業務

マンションなどの物件購入を検討されている方、もしくは、賃貸物件をお探しの方向けに、条件を確認したうえで該当物件が出てきた際にSMSを送る、という使い方をされている企業様もいらっしゃいます。SMSはメールと違い1通十数円と従量でかかりますが、住宅物件等の高額商材の場合、プロモーションにも一定の効果が出ると捉えられています。
また、内覧予約時のリマインドとしても活用いただけます。内覧予約者に、SMSでリマインドをお送りすることで、日程忘れによる当日のキャンセル、遅刻などを防ぐことができます。

賃貸契約解約時の連絡業務

賃貸契約の入居時や更新時だけでなく、解約に関わる業務連絡にもSMSは活用可能です。解約時の立会い日程に関する連絡業務や、解約申込を受け付けたことの連絡等にご利用いただいています。

不動産業界におけるSMSの活用事例

不動産の賃貸管理や運営事業を幅広く手掛ける東急住宅リース株式会社は、入居者による各費用の滞納や未収が発生した際の案内や催促にSMSを活用しています。

SMS導入前は郵送で滞納連絡を実施していましたが一切反応がないことも多く、効果に疑問を感じていたところ、同業他社や保証会社がSMSを活用していることを知ったのが導入のきっかけでした。

顧客の個人情報を扱うため、安全性を考慮してセキュリティの高いSMS配信サービスを活用しています。滞納や未収の連絡のほかに口座振替の案内にもSMSを活用していて、顧客に一括で連絡できるようになったことで郵送物の印刷・封入・郵送費などのコスト削減にもつながりました。

また、企業に勤めている顧客は日中に電話をかけると迷惑になることもあり、SMSでの連絡に変更したことで顧客の利便性向上にもつながっています。

不動産業界でSMSを活用する際の注意点

不動産業界でSMSを活用すると多くのメリットがありますが、以下のような注意点もあることを把握しておく必要があります。

• 文字数制限がある
• 画像や動画は送信できない
• 特定電子メール法を遵守する

上記3つの注意点について、以下で詳しく解説します。

文字数制限がある

SMSは「ショートメッセージサービス」という名称のとおり、短い文章をやりとりするためのサービスで、文字数制限がある点に注意してください。SMSで送受信が可能なのは、全角最大670文字までです。670文字を超えるメッセージを送信すると、エラーもしくは分割して送信されます。

また、670文字はあくまでも「最大」で、相手が使用している機種によっては670文字以内でも正しく受信されない可能性がある点にも注意しなければなりません。文字数制限が670文字になったのは2019年からで、古いモデルの端末は文字数の拡張に対応していないことがあります。

SMSは文字数が多くなるほど送信料が上がるため、コストの観点からも文章はなるべく簡潔に短くまとめるよう意識しましょう。

関連記事：SMSの文字数制限とは？活用例やサービスを選ぶポイントも紹介

画像や動画は送信できない

SMSはテキストの送受信に特化したサービスで、メールのように画像や動画を添付することはできません。基本的に短文をやりとりするものだと考えておきましょう。

どうしても画像や動画を相手に送る必要がある場合は、インターネット上にファイルをアップロードし、そのURLをSMSで送るという方法なら可能です。相手がURLにアクセスすれば、画像や動画を確認できます。

文字数制限があるため、URLを送信するときは短縮UIRLサービスを活用して少しでも文字数が少なくなるよう工夫してください。

関連記事：SMSで画像や写真を送るには？ 送信方法を詳しく解説

特定電子メール法を遵守する

特定電子メール法は迷惑メールの防止を目的として施行された法律で、広告や宣伝を目的とするメールを対象としています。SMSも同様に、プロモーション目的で配信する場合は特定電子メール法を遵守しなければなりません。

具体的な対応として「オプトイン・オプトアウト」が挙げられます。オプトインはSMSの配信に対して事前に顧客の同意を得ること、オプトアウトは顧客がいつでもSMSの配信停止を希望できるようになっていることが必要です。

また、配信するメッセージに送信者の情報を含めたり、送信元を正しく表示したりすることも求められます。違反すると罰則があるため、広告・宣伝目的でSMSを活用する場合は特定電子メール法の内容も確認しておきましょう。

関連記事：特定電子メール法とは？罰則の内容と違反しないためのポイント

SMSの法人での利用にはSMS送信サービスがおすすめ

SMSの法人での利用には、SMS送信サービスがおすすめです。SMS送信サービスを活用するとパソコンからSMSの送信ができ、一斉送信や予約送信などさまざまな機能が使えるようになります。

SMS送信サービスを使わない場合、携帯電話やスマートフォンから1通ずつ送信しなければなりません。多くの顧客に効率的にSMSを送信したい場合は、SMS送信サービスは必須といえるでしょう。

SMS送信サービスは種類が多いため、到達率や操作性、機能の詳細やセキュリティ対策の内容などを確認し、自社に合うものを選ぶことが大切です。どのような目的でSMSを活用したいのか明らかにして必要な機能を洗い出したうえで、各サービスを比較検討してみてください。

関連記事：法人向けSMS送信サービスを選ぶ際の6つのポイント

不動産業界でSMSを活用しよう

不動産業界が抱えるさまざまな課題は、SMSの活用で解決できるものも多くあります。家賃の請求や物件情報の連絡などに郵送や電話を使っているものの、思うように連絡が取れないとお悩みの場合は、SMSの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

本記事で紹介したように、SMSの導入によって業務効率の向上やコスト削減に成功した事例も多くあります。

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