メールやメッセージアプリなどが普及した昨今でも、手紙やはがきを利用してお客様への連絡を行っている企業は多いのではないでしょうか。しかし、2024年秋には郵便料金の値上げが予定されています。これにより郵便物にかかるコストが増加することが想定され、大きなビジネスインパクトになりかねません。

この記事では、郵送費用を削減するために効果的な代替方法であるSMSのメリットや活用方法について詳しく解説します。

目次

2024年秋に郵便料金が値上げされる

2023年秋に総務省は手紙とはがきの値上げを行う方針案を示しました。実施された場合、2024年秋頃から値上げが開始されます。具体的な方針案は次のとおりです。

	現状	実施後
25g以下	84円	110円（＋36円の値上げ）
50g以下	94円	110円（＋26円の値上げ）
はがき	63円	85円（＋22円の値上げ）
レターパック・速達	値上げを検討

とくに重さ25g以下の手紙は＋36円と値上げ幅が大きくなります。たとえば、毎月25g以下の郵便物を30,000通送付している企業の場合、次のようなコスト増加が懸念されるでしょう。

● 36円×30,000通×12ヶ月＝12,960,000円増加

年間で考えると非常にインパクトの大きいコスト増になるため、早めの対応が必要不可欠です。

SMSが郵便物の代替としておすすめな理由

郵便費用の増加に伴う代替手段としては、SMS（ショートメッセージサービス）の活用がおすすめです。SMSにはさまざまなメリットがあり、活用する企業も増加しています。ここでは、SMSが郵便物の代替としておすすめな理由5つを詳しく解説します。

携帯電話番号で送信できる

SMSは携帯電話番号宛てにメッセージを送ることのできるサービスであるため、お客様の携帯電話番号がわかればすぐにメッセージを届けられます。現在手紙やはがきで伝えている内容をすぐに代替することが可能です。

また、メールアドレスや住所と違い、携帯電話番号は一度取得すると変更する機会は少ない傾向にあります。宛先不明になる可能性が低く、確実に情報を届けられます。

開封率・到達率が高い

SMSを受信すると、携帯電話のホーム画面にポップアップが表示されます。お客様の目に留まりやすく、リアルタイムで開封してもらいやすいでしょう。もしすぐに確認できない場合でも、携帯電話を使用するときに必ず目に入るため開封率が非常に高くなります。

電子メールの場合はメールボックスでほかのメールに埋もれてしまうことも多いため、開封率・到達率は約10%と言われています。これに対し、SMSの開封率・到達率は90％以上です。非常に高い開封率・到達率が期待できます。

大幅なコスト削減につながる

これまで郵送で送付していたものをSMSに変更することで、大幅なコスト削減につながります。SMSの送信料金は、送信文字数に応じて1通あたり3〜33円です。

また、法人向けSMSサービスを利用すると、1通あたり10数円程度で送信することもできます。さらに送信数によってはボリュームディスカウントができる場合もあるため、郵便費用と比較すると大きなコスト削減を実現できるでしょう。

リアルタイムで情報を届けることができる

手紙やはがきを郵送する場合、お客様の手元に届くまで数日かかります。一方でSMSなら、送信した内容をリアルタイムでお客様へ届けることが可能です。

今まで速達などで郵送していた緊急性のある内容も、迅速かつ確実にお知らせすることができます。開封率の高さからスムーズなレスポンスも期待できるため、業務効率化にもつながるでしょう。

Webフォームや資料ダウンロードと組みわせられる

SMSのメッセージにURLを記載することで、Webフォームや資料ダウンロードと組みわせることができます。

たとえばアンケートなどでお客様から回答を得たい場合は、Webフォームへ誘導することで簡単に入力してもらえます。また、書面をテキストではなく電子ファイル形式で送付したい場合も、資料ダウンロードページなどへ誘導することが可能です。

郵送からSMSへ！SMSの活用シーンを紹介

ここまで紹介したように、現在郵送で行っている業務をSMSに切り替えることでさまざまなメリットを得られます。では、具体的にSMSをどのように活用すれば良いでしょうか？ここでは、SMSの活用シーンについて詳しく解説します。

顧客へのリマインド

開封率・到達率が高く、リアルタイムで情報を届けられるSNSは、お客様へのリマインドに最適です。確実にお客様に見てもらいたいリマインドの例としては次のようなものがあります。

• 美容室やクリニック、ジムなどの予約
• マンションのメンテナンス日の連絡
• 期日のある手続きの案内

こうした内容をSMSで送信すれば、確実にお客様に見てもらえる可能性が高くなります。「急遽都合が悪くなった」「予定変更を忘れていた」といった理由での無断キャンセルを防ぐために効果的です。無駄な人的稼働の削減や、顧客満足度の維持・向上のためにも役立つでしょう。

アンケートの送信と収集

Webフォームと組み合わせることのできるSMSは、多くのお客様から回答を得たいアンケートの送信・収集にも活用できます。もし郵送でアンケートへの回答を依頼する場合、受け取ったお客様はアンケート用紙に記入して返送する必要があるため、非常に手間のかかる作業です。対応してもらえることは多くなく、回答率は下がってしまうでしょう。

しかし、SMSなら受信したメッセージからすぐにWebフォームへ遷移でき、簡単に回答できます。お客様の手を煩わせることなく、回収率・精度が向上するでしょう。今までアンケートの送付・回収にかかっていたリードタイムも大幅に短縮でき、コストも削減できます。

請求書や通知書の送付

請求書や通知書など、毎月同じ様式の書面や封書を郵送する必要がある場合も、SMSを活用して効率化することが可能です。たとえば次のような例があります。

• ガス・電気会社からの検針票や請求書の送付
• 派遣会社からの雇い入れ通知書や承諾書の送付

今まで郵送していたものをSMSに代替することで、書面を紛失するリスクを削減できます。また誤配送を防ぎ、確実に本人に届けられることもメリットです。さらに書面を発行する手間と郵便費用の削減も期待できます。

SMSでコスト削減を実現しよう

2024年秋に予定されている郵便料金値上げの影響を受けて、手紙やはがきでお客様への連絡を行っている企業は大きなコスト増加が懸念されます。代替方法としては、コストを抑えられるSMSの活用がおすすめです。SMSはほかにも開封率・到達率が高い、リアルタイムで情報を届けられるといった多くのメリットがあります。

法人でSMSを使用する場合、NTTコム オンラインが提供するSMS送信サービス「空電プッシュ」の利用が最適です。空電プッシュは高い送信性能と圧倒的な到達率を持つ法人向けサービスで、さまざまな業界で導入されています。紙のDMに比べ大幅なコスト削減も期待できるため、ぜひ導入を検討されてみてはいかがでしょうか。