「電話をかけたものの、相手が不在だった」というケースはよくあります。その場合、電話の代わりにメールで用件を伝えようと考える方も多いかと思いますが、「メールでは失礼にあたらないか」「どのようなメールの本文にすればいいのか」といった不安や疑問が生じるでしょう。
本記事では、電話をかけた相手が不在だったときのメールでの対応方法について紹介します。相手の不在時にメール送付するメリットや注意点などを解説するので、ぜひ参考にしてください。
目次
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電話をかけたが不在だった場合の対応
電話をかけた相手が不在だった場合、以下のような対応方法があります。
- 後ほど再度電話する
- 折返しの連絡を依頼する
- メールで連絡する
以下で、上記3つの対応方法について解説します。
後ほど再度電話する
口頭で伝えたい用件の場合は、後ほどこちらから電話をかけ直しましょう。会社の代表電話にかけている場合は、電話を受けてくれた人に相手が何時頃に戻るかを確認しておくとスムーズです。戻り時間がわからないと言われた場合や、相手の携帯電話に直接電話をかけたのにつながらない場合などは、一度目の電話から数時間経ってからかけ直してみてください。
ただし、数回かけ直しても不在の場合は、ほかの連絡方法も検討したほうがよいでしょう。
折り返しの連絡を依頼する
相手の戻り時間の目安がわからないときは、折り返しの連絡を依頼するのも方法のひとつです。代表電話にかけている場合は、電話を受けてくれた人に「折り返しの電話がほしい」という伝言をお願いしましょう。携帯電話へ電話をかけている場合は、留守番電話に折り返しを依頼するメッセージを残しておきます。
また、簡単な内容の電話なら、電話を受けてくれた人に用件を話して伝言をお願いしたり、留守番電話に直接用件を残したりしてもよいでしょう。
メールで連絡する
電話がなかなかつながらないときは、メールを活用しましょう。相手や自分が忙しいと、「何度かけ直してもつながらない」「せっかく折り返しをもらったのに自分が会議中で出られなかった」など、タイミングが合わないときもあります。このような場合、メールなら確実に相手に届けられ、タイミングも選びません。
ただし、確実に返信がほしい内容や緊急の用件など、メールはあまり適さないケースもあります。メールでの対応でも問題ないケースを以下で紹介するので、併せてチェックしておいてください。
メールでの対応でも問題ないケース
電話でなくメールで連絡しても問題ないケースの例が、以下の3つです。
- 急ぎの連絡ではない
- 重要な連絡ではない
- 複雑な内容の連絡ではない
それぞれどのようなケースが該当するのか、以下で解説します。
急ぎの連絡ではない
メールの場合、確認するタイミングは相手次第です。すぐにメールを見てもらえるケースばかりではないため、急ぎの連絡には向いていません。そのため、メールはあまり緊急性が高くない用件のときに利用するようにしましょう。
緊急度の高い内容の場合は、電話を取り次いでくれる人に緊急であることを伝え、連絡がとれるよう対応をお願いする必要があります。
重要な連絡ではない
毎日大量のメールを受け取っている人は、メールを送っても見落とされてしまう可能性があります。また、何らかのトラブルでメールが届かないおそれもあるため、重要な内容は電話で伝えるほうが確実です。
なかなか電話がつながらないためにメールを利用する際は、電話を受けてくれた人に「用件をメールするので確認してほしい」という伝言をお願いしたり、留守番電話にメールを見てほしいとメッセージを残したりしておきましょう。メールを見てもらえる可能性を高められます。
複雑な内容の連絡でない
複雑な内容を文章にしようとすると、どうしても長文になってしまいがちです。長文メールは相手に読み飛ばされたり、細かい意図が正確に伝わらなかったりするおそれがあるため、できるだけ電話など口頭で伝えるようにしましょう。
内容が複雑な場合は、「あとから見返せるようにメールを送り、そのうえで電話でポイントや補足事項を伝える」など、複数の手段で連絡するのも有効な方法です。
電話不在時にメールを送ることのメリット
先ほど紹介した「メールでの対応には適さないケース」以外では、電話不在時にメールで連絡するのがおすすめです。メールには、以下のようなメリットがあります。
- 電話の用件を伝えることができる
- 相手の都合の良いタイミングで確認できる
上記2つのメリットについて、以下で解説します。
電話の用件を伝えることができる
伝言をお願いしたり留守番電話にメッセージを残したりする場合、あまり多くの内容を伝えるのは難しいため、簡潔にまとめなければなりません。場合によっては、伝えたい内容を省かなければならないケースもあるでしょう。
一方メールなら、伝えたい内容をすべて盛り込めます。あまり長文になりすぎないように注意は必要ですが、内容を省略せずに用件をしっかり伝えられるのがメリットです。
相手の都合の良いタイミングで確認できる
メールは、相手の都合の良いタイミングで確認できる点もメリットとして挙げられます。電話をするには相手と自分の都合が合っている必要がありますが、メールなら自分の都合の良いときに送れて、相手の好きなタイミングで確認してもらえます。
「折り返しの電話をもらったのに、今度は自分が会議中で電話に出られなかった」という経験がある人もいるでしょう。一度メールを送ってしまえば、こちらの都合は関係なく相手に用件を伝えられるため、このようなすれ違いも防げます。
電話で不在だった場合のメールの書き方のポイント
相手が電話に出られなかったときに送るメールは、以下のポイントを押さえておきましょう。
- 件名を工夫する
- 電話したが不在であった旨を伝える
- わかりやすい書式・内容を意識する
それぞれのポイントについて、以下で解説します。
件名を工夫する
届くメールの量が多い人は、目に留まるような件名を付けなければ見落とされてしまう可能性があるため、件名を工夫することが大切です。緊急度や伝えたい内容が件名だけである程度推測できるようにしておくと、見落とされにくくなります。
例えば、【納期確認のお願い】のようにカッコ付きでキーワードを強調させると効果的です。「※」や「★」といった記号を使うのも良いでしょう。ただし、これらは使いすぎるとしつこい印象を与えかねないため、カッコや記号の量や頻度には注意してください。
電話したが不在であった旨を伝える
メールを送った理由がわかるよう、電話したが不在であった旨を伝える一言を入れておきましょう。この一言がないと、用件の内容によっては「失礼」「不自然」といった印象を持たれてしまうおそれがあります。
「先ほどお電話いたしましたが、ご不在でしたので取り急ぎメールにて失礼いたします」といった一文を添えておくと、相手に与える印象が良くなります。
わかりやすい書式・内容を意識する
相手のことを考えて、わかりやすい書式・内容を意識することも大切です。忙しいときに長文でわかりにくいメールが届くと、読む気がなくなってしまいます。誤解や不快感を与えないように、簡潔で見やすいメールを作成しましょう。
適切に改行や空白行を入れて、必要に応じて箇条書きなども取り入れながら、読みやすい書式に整えてください。無駄な言い回しなどは極力省き、要点だけをまとめて記載するとわかりやすいです。
また、誰から誰宛のメールなのかがひと目でわかるよう、冒頭には相手の社名や氏名、メールの最後には自分の署名を入れることも忘れないようにしましょう。
メールを送信する際の注意点
メールを送信する際は、以下の点に注意してください。
- メールを送ることを伝言で伝えておく
- 相手を責める表現にならないように注意する
- 失礼にならないよう言葉遣いに気をつける
- メールで完結しない場合は電話でフォローする
上記の注意点について、以下で解説します。
メールを送ることを伝言で伝えておく
電話があったことを社内の人から聞いたり、携帯電話の不在着信を見たりすると、相手がメールを見る前に電話を折り返してくれる可能性があります。相手に折り返しの手間をかけさせないように、用件をメールで送ることを伝言で伝えておきましょう。
電話を受けてくれた人に伝言を頼んだり、留守番電話にメッセージを残しておいたりすると、相手はまずメールを確認してくれます。余計なやりとりを発生させないよう、相手に配慮することが大切です。
相手を責める表現にならないように注意する
メールの書き方のポイントとして「電話したが不在だった旨を伝える」ことを挙げましたが、相手を責めるような表現にならないように注意してください。会議や外出、出張など、電話に出られないタイミングがあるのは当然のことです。
例えば「電話に出ていただけなかったので」のような表現では、相手に不快感を与えてしまいます。「ご不在のようでしたので」といった表現を使いましょう。
失礼にならないよう言葉遣いに気をつける
メールの文面は、相手に失礼にならないよう言葉遣いに気をつけましょう。電話に出られなかったことを相手が気にしている可能性もあるため、配慮のない言葉遣いでは相手に罪悪感を抱かせてしまうかもしれません。
メールを書いたら一度読み返し、配慮に欠ける表現や言葉遣いになっていないか受け取り手の視点でチェックしてから送信してください。「大至急」など、必要以上に相手を急かすような表現も控えましょう。
メールで完結しない場合は電話でフォローする
簡単な用件ならメールだけで完結させても問題ありませんが、内容が複雑だったり相手に意見を求めたりする場合は、別途電話でフォローするといいでしょう。メールを送ったうえで口頭でも伝えるべき点がある場合は、メールに再度こちらから電話をかける旨を記載し、相手の都合が良さそうなタイミングでフォローを入れましょう。
電話で不在の際はSMSの活用も有効
電話で不在だった相手にメールを送るなら、SMSの活用も有効です。SMSは携帯電話番号宛にメッセージを送信できるため、電話番号しか知らない相手にもメッセージを送ることができます。SMSは受信通知が出るため、気づきやすく、ほかのメールに紛れて見落とされる可能性が低いのもメリットです。
「メールはパソコンで確認する」という人も、携帯電話に届くSMSなら外出先や移動中でもすぐにメッセージを読んでくれるでしょう。このように、SMSには電話不在時の連絡に適した特徴が多くあります。
以下記事では、SMSと他の業務連絡ツールとの違いや、具体的な活用例について詳しくご紹介していますので、併せてご覧ください。
関連記事：SMSは業務連絡におすすめ！他ツールとの違いや活用例をご紹介
SMS送信サービスを活用しよう
電話をかけても、さまざまな事情で相手に出てもらえないケースも少なくありません。緊急の用件や重要な内容でなければ、メールで対応するのも方法のひとつです。電話の用件を手軽に伝えられ、相手に都合の良いタイミングで確認してもらえます。電話の不在時にメールを送る際は、相手が理解しやすいように件名や書式を工夫しましょう。相手を気遣った表現や、必要に応じて電話でフォローすることも大切です。
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