保険や賃貸契約、車検など、あらゆる業界でお客様へ契約更新の案内を行う機会があります。しかし、なかなか電話やメールでお客様と連絡が取れず、苦労している方も多いのではないでしょうか。お客様とスムーズに連絡が取れないと、業務をスムーズに進められなかったり、トラブルに発展したりする可能性もあるでしょう。
更新案内を効率化するには、SMSの活用がおすすめです。この記事では、更新案内における課題やSMSを活用するメリット、SMSを導入した企業の事例などについて解説します。
- 更新案内では、お客様となかなか連絡が取れないことが課題となりやすい
- 更新案内には、開封率の高さや使いやすさが特徴のSMSを活用することがおすすめ
- SMSには宛先が変更されにくく、コスト削減につながるといったメリットもある
- 更新案内にSMSを活用することで、大幅な業務効率化ができる
目次
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更新案内における課題
冒頭でも紹介したとおり、保険契約や賃貸契約、車検など、お客様へ更新案内を行う場面は多くあります。更新案内において大きな課題となるのが、お客様となかなか連絡が取れないことです。具体的には、電話をかけてもつながらない、メールや郵送で連絡をしても反応がない、などがあります。また郵送連絡の場合、切手代やハガキ・封書代など、多くのコストがかかってしまうこともデメリットです。
結果的に時間や曜日を変えて何度も連絡しなければならず、業務負荷が増えたり、更新日までに手続きが間に合わなかったりすることがあります。
更新案内にSMSを活用するメリット
更新案内を効率化するには、SMS（ショートメッセージサービス）を活用することがおすすめです。ここでは、SMSを活用する主なメリットについて4つ紹介します。
開封率が高い
更新案内を送っても、お客様に読んでもらえなければ手続きを行うことができません。その点SMSは、受信時に携帯電話の画面にポップアップで表示されるため、お客様の目に留まりやすくメッセージを開封してもらえる確率が高いことがメリットです。タイミングが合えばリアルタイムで確認してもらうことができ、それ以外でも携帯電話を利用する際に必ず目に入ります。
メールの場合は受信ボックスでほかのメールに埋もれてしまう可能性が高く、電話は着信に気付いてもなかなか折り返す時間がないという方も多いです。SMSなら、受信に気づきやすく、自分の好きなタイミングで内容を確認できます。
携帯電話番号の情報で送信でき、変更されづらい
SMSは相手の電話番号がわかればメッセージを送信できます。お客様のメールアドレス宛に送信する場合、宛先が変更されて送信できなくなってしまうことがよくあります。しかし、電話番号は比較的変更される可能性が少ないです。MNP（ナンバーポータビリティ制度）も普及し、携帯電話会社を変更しても電話番号を変更することは少なくなりました。電話番号さえわかれば、確実にメッセージを届けられることもSMSのメリットです。
アプリやアカウントの登録が不要
SMSは携帯電話の標準機能として搭載されていることが多く、専用のアプリのインストールやアカウントの登録が必要ありません。面倒な設定は不要で、誰でもすぐに利用できます。また、高齢者などの携帯電話の操作に慣れていない方でも、難しい操作は不要で直感的に利用することができます。スマホだけでなく、ガラケーで使うこともでき、あらゆる世代の人に対応できることもSMSの大きなメリットです。
コスト削減につながる
SMSは1通ごとに送信費用が発生しますが、個人携帯同士の場合は1通あたり3〜33円、法人の場合は利用するSMS送信サービスによって異なりますが、1通あたり約10〜18円前後と低コストです。切手代やハガキ・封書代が必要となる郵送と比較すると、大幅にコストを削減できます。
また、郵送の場合は住所が変更されていた場合、相手に郵便物が届かず、コストが無駄になってしまうこともあります。一方でSMSなら、電話番号が変更される可能性が少なく到達率が高いため、コストに無駄がないこともメリットです。
関連記事：SMSで郵送費用（はがき、郵送）を削減しよう！SMSがコスト削減におすすめな理由
更新案内にSMSを活用した企業の事例
実際にSMSを活用して更新案内業務の効率化やコスト削減に成功した企業の事例を紹介します。
自動車メーカー関係会社の従業員向けに損害保険商品を販売しているT＆N保険サービス株式会社様は、自動車保険の更新案内を行うためにNTTコム オンラインが提供するSMS送信サービス「空電プッシュ」を導入しました。
これまでハガキや電話では連絡が取れないお客様が多く、確実にメッセージを届けられる手段を探していたからです。また、何度も電話しなければならないため、オペレーターの業務負荷が増えることも課題でした。
「空電プッシュ」を導入してSMSでの更新案内を開始してからは、ほぼ確実にメッセージが到達するようになり、お客様からの反応率がアップしました。スムーズにやりとりができるようになり、業務負荷の軽減に成功しています。また、ハガキの送付量が従来の1/3程度に減ったため、切手代や印刷代などのコスト削減も実現しました。
SMSで更新案内を効率化しよう
更新案内を行うときは、なるべく迅速にお客様と連絡を取る必要があります。手続きがスムーズに進まないと、トラブルが発生する可能性があるからです。しかし、メールや電話、郵送などの連絡手段ではなかなかお客様からの反応が得られない場合があります。
更新案内を効率化するためにおすすめの連絡手段がSMSです。SMSは開封率が高く、手軽に利用できることから多くのお客様へ確実にメッセージを届けられます。宛先が変更されにくいことや、コスト削減につながることもメリットです。
NTTコム オンラインが提供する「空電プッシュ」は、法人向けのSMS送信サービスです。SMSの一斉/個別送信が可能で、国内最大規模の送信性能により圧倒的な到達率を誇ります。またさまざまなセキュリティ対策が実施されており、大切なお客様情報をしっかり保護できます。
更新案内にSMSを活用することを検討されている方は、ぜひ「空電プッシュ」の導入も併せてご検討ください。
