「セミナーで名刺交換した人たちにお礼のメールを送りたい」「会員登録してくれたユーザーにメールマガジンを送りたい」など、さまざまなシーンでメールの一斉送信が利用されています。メールの一斉送信にはいくつか活用ポイントがあるため、事前に把握しておきましょう。

本記事では、メールを一斉送信するときのマナーや注意点、効果的な一斉送信のポイントなどを解説します。SMSを活用するメリットも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

目次

メールの一斉送信の活用シーンとは？

個人間のやりとりはSNSやチャットアプリなどがよく使われるようになり、メールの活用頻度が減っていると感じている人もいるかもしれません。しかし、ビジネスシーンや公的機関からの連絡には、現在もメールの一斉送信が活用されています。

具体的な活用シーンとして、以下のようなものが挙げられます。

• ビジネスでの連絡手段
• 見込み客へのフォローメール
• メールマガジンの配信
• 自治体や学校などからの情報発信

それぞれの活用シーンについて紹介します。

ビジネスでの連絡手段

部署やチームのメンバーに情報を共有したいときや複数の取引先に共通の連絡をしたいときなど、ビジネスで複数の宛先に同じ情報を共有したいときにはメールの一斉送信が活用されています。

個別にメールを送るのは手間がかかり、相手ごとにメールを受け取るまでの時間差が生まれてしまうため、伝えるべき情報が相手によって変わらない場合にはメールの一斉送信が適しています。

見込み客へのフォローメール

営業先や展示会で名刺交換した相手や、ホームページから会員登録してくれたユーザーなど、見込み客へのフォローにも一斉メールを活用するケースが多いでしょう。新製品やセミナーの案内、購入・申込みの検討状況を伺うなど、さまざまな用途で用いられます。

マーケティングでは見込み客を顧客に育てることや、顧客と良好な関係を維持することが重要になるため、見込み客や顧客との接点を定期的に持つための効率的な手段として、メールの一斉送信が使われます。

メールマガジンの配信

メールマガジンは、メールの一斉送信の代表例といえるでしょう。顧客や会員に向けてお知らせしたい情報があるとき、メールマガジンが活用されることが多いです。メルマガの内容はさまざまで、新商品の案内やクーポン配布など販促に用いることもあれば、商品の使い方やお手入れ方法を案内したり、コラムを配信したりするのにも使われています。

自治体や学校などからの情報発信

ビジネス用途以外では、自治体や学校などからの情報発信にもメールの一斉送信が使われています。自治体の一斉送信メールの内容は、防災・気象情報や不審者情報、イベント開催の案内などです。

一方、学校や幼稚園、保育園では、保護者への連絡手段としてメールが使われています。保護者への連絡は、これまでは紙面や電話が使われていましたが、リアルタイム性や利便性が高いメールに移行する動きがあります。

メールを一斉送信する際に押さえておきたいマナーと注意点

メールを一斉送信するときは、メールを受け取る相手への配慮が求められます。具体的には、以下のポイントを意識するようにしましょう。

• 簡潔でわかりやすい件名
• 宛名の順序や記述方法
• メールの内容や頻度
• 添付ファイルの容量
• 特定電子メール法

上記5つのマナー・注意点について詳しく解説します。

簡潔でわかりやすい件名

メールを見落とされないように、簡潔でわかりやすい件名にしましょう。毎日たくさんのメールを受け取っている人は件名で重要度を判断し、重要度が低いと思われるとメールのチェックを後回しにされる可能性があります。特にビジネスの場では、件名から重要度や緊急度、何についてのメールなのかがわかるようにしておきましょう。

メールの一覧画面では件名が途中で切れてしまうことがあるため、長すぎないように簡潔な表現を心がけることも大切です。

宛名の順序や記述方法

ビジネスシーンや見込み客へのフォローメールなどは、メールの冒頭に宛名を記載します。複数人の宛名を記載する場合は、その順序や記述方法も意識しておく必要があります。基本的に役職が上の人の名前から記載するのがマナーのため、順番を間違えないようにしましょう。

送信する対象が多く、一人ひとりの宛名を記載しない場合には、「各位」を使います。「各位」のみで敬称となるため、「様」などをつける必要はありません。

メールの内容や頻度

ビジネス上必要な連絡なら問題ありませんが、販促やフォローのためのメールは内容や頻度によっては相手に不快感を与えてしまうおそれがあるため、注意が必要です。同じようなプロモーション内容のメールが複数届いたり、内容は異なっているものの1日に何通も送られて来たりすると、相手に「しつこい」といった悪い印象を持たれてしまいます。

メールの内容や頻度で相手からの印象を悪くしてしまうと、販売につながらないばかりか受信拒否やメルマガの解除など見込み客を失ってしまうこともあるため、注意しなければなりません。

添付ファイルの容量

メールにファイルを添付するときは、データの容量に気をつけてください。添付ファイルの容量が大きすぎると、相手がファイルを受信するのに時間がかかってしまいます。メールに添付するファイルは、最大でも3MB程度までにとどめておくのがおすすめです。

資料や写真など容量の大きなファイルを送りたいときは、自社のサーバーやクラウドサービスにファイルをアップし、メールにファイルへアクセスするためのURLを記載するようにしましょう。

特定電子メール法

広告や宣伝を目的としたメールを送る場合、「特定電子メール法」について理解しておく必要があります。特定電子メール法とは、「広告・宣伝メールを送信できるのは事前に承諾した相手にのみ」「送信者の情報や配信停止の方法を必ず記載する」といったルールを定めた法律です。

違反した場合は100万円以下の罰金などが課される可能性があるため、事前に特定電子メール法の内容を確認しておきましょう。特定電子メール法について、詳しくは以下の記事で解説しています。併せてチェックしてみてください。

関連記事：【第4回】SMS導入担当者が必ず理解しておきたい3つの法律

メール配信システムを活用するメリット

メールの一斉送信を行うには、メール配信システムの利用がおすすめです。メール配信システムには、以下のようなメリットがあります。

• 到達率が高い
• 誤配信を減らすことができる
• 効率的にリスト管理できる
• クリック率やコンバージョン率を計測できる

上記4つのメリットについて、詳しくみていきましょう。

到達率が高い

手作業でメールを一斉送信する場合、宛先を大量に設定していると受信側のプロバイダに迷惑メールだと判断され、メールをブロックされてしまうことがあります。そのため、同一のIPアドレスから大量のメールを送るのはおすすめできません。

メール配信システムは複数のIPアドレスからメールを送信するなど、迷惑メールと判断されないように対策を行っているため、手作業で送信するよりも到達率が高いのがメリットです。販促メールやメールマガジンは相手に届かなければ意味がないため、到達率の高さは重要なポイントとなります。

誤配信を減らすことができる

メール配信システムでは、事前に用意した配信用のリストを使用します。送信したい相手のメールアドレスをまとめたリストを用意しておくことで、毎回手作業で宛先のアドレスを設定する必要がありません。そのため、誤配信を減らすことができます。

手作業による一斉送信では、本来は送信対象でないアドレスを設定してしまったり、BCCに入力すべきアドレスをCCに入れてしまったりするリスクがあります。これらの誤配信は取引先や顧客の個人情報流出につながるおそれがあるため、注意が必要です。

メール配信システムの配信用リストを整備しておけば宛先を間違えることがなく、BCCとCCを誤って設定してしまうこともありません。

効率的にリスト管理できる

エクセルなどでメールの宛先リストを管理しているケースもあるかと思いますが、メール配信システムを活用すればリスト管理の効率化が可能です。例えば、メールが未達となった宛先や配信停止依頼があった宛先を自動で削除する機能があり、リストの更新作業の手間を軽減できます。

そのほか、相手の属性やアクションに応じてリストを分けて管理し、それぞれのニーズに合わせてメールの内容を変えることも可能です。手作業によるリスト更新は時間がかかり、作業ミスのリスクもあるため、メール配信システムを活用するほうが安全で効率的といえます。

クリック率やコンバージョン率を計測できる

販促やマーケティング目的でメールの一斉送信を行う場合、クリック率やコンバージョン率の計測ができる点もメール配信システムの大きなメリットです。クリック率やコンバージョン率を計測することで、顧客の反応をメールごとに確認でき、より効果のあるメール内容に改善できます。

メールをただ送っているだけでは、「あまり効果がないメールを送り続けている」といった事態になりかねないため、商品の購入やサービスの申込みにつなげたい場合には効果測定ができるシステムを使うことが大切です。

メールを一斉送信する際のポイント

販促やマーケティングのためにメールを一斉送信する場合、成果を高めるために以下のポイントを実践してみてください。

• 「1to1メール」でアクション率を上げる
• 「ステップメール」で接触回数を増やす
• 「HTMLメール」で視覚的に訴える
• 「セグメントに分けた配信」でクリック率を高める

上記4つのポイントについて解説します。

「1to1メール」でアクション率を上げる

「1to1メール」とは、一斉メールでありながらまるで個人宛に送られているように感じられるメールのことです。件名や本文の冒頭に「〇〇様」と相手の名前を入れ、属性や購入履歴に応じた内容を記載します。このようなメールは「自分のためのメールだ」と感じやすく、アクション率をアップさせる効果があります。

メール配信システムを使うと送信先ごとに宛名を自動で差し込めるため、効率的に1to1メールの送信が可能です。

「ステップメール」で接触回数を増やす

「ステップメール」とは、スケジュールや相手のアクションに応じた内容のメールを配信するものです。例えば、商品を購入してくれた顧客に対して、以下のように段階に合わせたメールを送ります。

• 注文のお礼と注文内容の確認
• 商品の発送連絡
• 商品の使い方やアフターサポートの案内
• 商品のレビュー依頼
• 関連商品のレコメンド
• 購入者限定クーポンの送付

このように相手のアクションに応じたメールを送って接触回数を増やすことで、関連商品の購入やリピート購入を促し、顧客と長期的に良好な関係を築けるようになります。1件のコンバージョンで完結させるのではなく、ステップメールでLTVの向上を図ることも大切です。

「HTMLメール」で視覚的に訴える

「HTMLメール」は、画像やリンクを挿入したり文字の色や大きさを変えたりできるメールのことです。メールでありながらWebページと同様の見た目・機能を実現できます。相手に視覚的に訴えることができるので、文字だけのメールより興味を持ってもらいやすくなるのがメリットです。

例えば、商品の写真や注文ページへのリンクを入れておけば、スムーズに注文ページに誘導できるでしょう。また、文字の色や大きさ、配置を工夫することで相手に情報が伝わりやすくなります。

「セグメントに分けた配信」でクリック率を高める

「セグメント」とは、年齢や性別といった属性や購入履歴などをもとに顧客をグループ分けしたものです。セグメントごとにメールの内容を分けることで、ニーズや興味関心に合うメールを配信できます。

全員に同じメールを配信しても、相手によっては「興味のない情報が送られてきた」と感じることがあり、そもそもメールを開封してもらえないかもしれません。ユーザーをセグメントに分けて、それぞれのセグメントに合った内容のメールを配信することで、クリック率やコンバージョン率の向上が目指せます。

携帯電話番号がわかっている顧客にはSMSの一斉送信も効果的

メールアドレス宛に一斉送信している方も多いかと思いますが、相手の携帯電話番号がわかっているならSMSの一斉送信も効果的です。電話番号宛にメッセージを送るSMSは、到達率と開封率が高いという特徴があります。

メールアドレスに対して電話番号は変更される頻度が低く、SMSはメールよりも受信件数が少ない傾向にあるため、相手に届きやすく見てもらいやすいのです。

文字数が限られていることやテキストメッセージしか対応していないことなど注意点もありますが、注文内容の確認や発送連絡など、重要な連絡や必ず見てほしいお知らせをお送りしたい場合には、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

SMSの一斉送信については、以下の記事でも詳しく紹介しているので、ぜひ併せてチェックしてみてください。

関連記事：SMS 一斉送信をどう取り入れる！？長所や短所も詳しく解説

一斉送信にはツールを有効活用しよう

メールの一斉送信は、ビジネス上の連絡や販促・マーケティングなど多くの活用方法があります。メールをビジネスやマーケティングのために一斉送信するときは、相手のことを考えて件名や送信頻度などを工夫することが大切です。広告・宣伝目的の場合は、特定電子メール法についても理解しておきましょう。

宛先を1件ずつ設定するのは手間がかかるうえに誤配信のリスクもあるため、一斉送信にはメール配信システムを活用するのがおすすめです。1to1メールやステップメールなど、メールの効果をより高める施策も取り入れてください。

携帯電話番号がわかっている顧客には、SMSの一斉送信も効果的です。NTTコム オンラインが提供する「空電プッシュ」は国内シェアNo.1の法人向けSMS送信サービスで、業界を問わず多くの企業で活用されています。到達率が99%と高く、申込みから最短4営業日で利用できるスピード感も特徴です。SMSのビジネス利用を検討されている方は、ぜひご活用ください。