期日までに支払いが確認できない場合、支払いを促す「督促状」を送付します。督促状は、未払いを促す催促状と同じようなシーンで使われますが、厳密にはニュアンスや送付タイミングが異なるため、適切な活用方法を知っておく必要があります。

本記事では、督促状と催促状の違いや、督促状の書き方、送付方法などについて解説します。督促状送付にかかる業務負担の軽減や回収率アップに役立つSMS送信サービスについても紹介しますので、督促状への反応率を高めるためにぜひお役立てください。

目次

督促状とは

まず始めに、督促状の定義や意味や、同じようなシーンで使われる催促状との違いについて解説します。

督促状の意味

督促状は、指定の期限までに支払いが行われなかった場合に、速やかに入金するよう促すために送る書状です。商品代金や家賃、会費などの支払い、借金の返済が期日までに確認できなかった際に発行します。

「督促」という言葉には「約束の履行や実行を促す」という意味があり、督促状は「期限が過ぎた支払いを早く行うように」と先方に伝える意図があります。手紙などの書面が一般的ですが、Eメールやオンライン上でのメッセージでも督促の性質を持つことが認められています。

催促状との違い

督促状と似た意味をもつものに「催促状」があります。どちらも、支払いや返済を促す目的で使われる点は同じですが、詳しい内容や送付タイミングが異なります。

催促状は「期日までに支払いがなかったため、早く支払ってください」というメッセージのみを記載します。一方、督促状は「期日までに支払いがない場合は法的措置も検討する」という、より強いニュアンスを持ちます。

支払い遅延の初期段階では催促状が発行され、それでも先方からの支払いがない場合には督促状に切り替える流れが一般的です。

督促状の書き方と載せるべき内容

督促状の目的は、あくまでも支払いや返済の未了を知らせ、支払いを促すことであり、丁寧な表現でわかりやすく内容を伝えることが重要です。たとえ支払いが送れている相手に非があったとしても、ビジネスとして誠意ある対応を意識するとともに、事務的に催促する必要があります。

ここでは、督促状の書き方と載せるべき内容について具体的に紹介します。

宛先

宛先の書き方は、先方が個人か企業かによって変わります。対個人の場合は、支払いを催促する相手の個人名よりも、事務的な印象が強い「会員様」などを使います。あえて形式的な表現を使うことで、相手が督促という言葉に身構えてしまうことを避け、支払いを促すという本来の目的を果たしやすくなります。

企業宛の場合は「株式会社〇〇御中」とします。担当者がいる場合は、会社名に加えて部署・役職・担当者の氏名を明記し、「〇〇支店〇〇部　[役職名]〇〇〇〇様」などと記載します。

発行日

督促状の発行日は、発行日あるいは提出日を記載します。送付時点ですでに支払い期日を過ぎていることを知らせる書類であり、発行日を明記しておけば後のやり取りをスムーズに進めやすくなります。

また、先方から支払いについての連絡があった場合に、いつ発行した督促状のことか指定できます。西暦と和暦どちらを使っても問題ありませんが、公文書としては「令和〇年〇月〇日」と和暦で記載するのが一般的です。

差出人の情報

差出人欄は、最上部の右側に設けます。記載する情報は、会社名、担当部署、担当者の氏名が基本で、上役の名前と捺印を付ける場合もあります。電話番号やメールアドレスなどの連絡先情報もあわせて載せておくと、後のやり取りに役立ちます。

【記載例】
株式会社〇〇〇〇
担当：〇〇支店 〇〇部 〇〇〇〇
〒123-0000
東京都 〇〇区 〇〇 0-1-23
〇〇ビル 5階
Email：xxxx@yyy.com

表題

表題は「督促状」と記載するのが原則ですが、相手に伝えたいニュアンスによっても記すべき文言は変わります。督促としての強制力や緊急性を強調したい場合は「督促状」とします。

一方、先方に対するプレッシャーを抑えてニュアンスを中和させたい場合には、「お支払いのお願い」「代金お支払いの件」といった表題も使えるでしょう。

支払い要求

支払い要求は督促状の主題であり、必要な情報を漏れなく明記することが大切です。主な内容としては以下の4つの項目があります。

• 何の件か：請求番号など
• 金額はいくらか
• 支払い期日はいつか
• 支払い予定日はいつになるか

未払いとなっている請求書番号と支払い金額、支払い期日は重要な情報ですので、間違いなく記載しましょう。

【記載例】
拝啓
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、早速ではありますが令和〇年〇月〇日付にて弊社よりご通知いたしました〇〇の請求書について、本日時点でお支払いが確認できておりません。
ご多忙のところ大変恐縮ではございますが、いつまでにお支払いいただけるかご連絡をいただけると幸いでございます。

支払いがない場合の法的措置について

督促状を送っても支払いに応じない場合は、法的措置を検討する必要があります。そのため、督促状には法的手段の可能性を示唆する内容を記載します。また、遅延損害金や延滞利息など、再請求にかかった費用が加算される旨も明記が必要です。

【記載例】
なお、〇月〇日までにお支払いいただけない場合、誠に遺憾ではございますが、法的手段をとることを申し添えます。また、遅延損害金、延滞利息、請求手数料を加算させていただくこともございますので、何卒ご承知おきください。

返信欄

督促状の下部には、先方が記入するための返信欄を設けましょう。返信欄には、支払予定日の記載と個人の氏名（企業の場合は企業名・担当者氏名）、支払えない場合あるいは異議申し立てがある場合の理由といった項目を記載します。

返信欄は先方からの意思表示であり、記載内容次第で次の請求アクションや流れが変わるため、判断材料として重要な情報です。

【記載例】
お支払予定日：令和 〇年 〇月 〇日
貴社名：
御担当者名：　　　　　　　　　　　印
遅延の理由など：

督促状の送付方法とタイミング

督促状の書き方について押さえたところで、実際に送付する方法やそのタイミングについて見ていきましょう。督促状を送付する際には、ビジネス用途であることを意識して、相手への配慮を忘れないことが大切です。

また、適切なタイミングで先方に届けることで、督促状が持つ効力により支払いを促せる可能性が高まります。

送付方法は普通郵便が一般的

督促状の送付方法は、普通郵便が一般的です。法人からの送付であれば、会社名の入った封筒を使いましょう。中には、督促状に加えて、該当する請求書のコピーに「再発行」あるいは「写」といった朱書きを加えたものを同封します。

また、封筒の表書きに「督促状」や「お支払いに関するお知らせ」といった朱書きを記載すると、内容物が明確になります。

タイミングは催促状に記載した期限から1週間が目安

督促状を送付するタイミングは、催促状に記載した期限から1週間が目安です。通常は、支払期日を過ぎて入金の確認がとれない場合、支払いを促す催促状を送付します。その催促状に対しても反応がない場合に、催促状を送ることになります。

ただし、1週間という目安期限は、あくまでも先方との間に継続的な取引関係が成立していることを前提としており、良好な関係を築く前の段階や、支払いの意志がまったく感じられないといったケースでは、催促状を出さずに督促状を送付することも考えられます。

督促状を送っても支払いがない場合の対処法

督促状を送付しても支払いがない場合は、法的措置に移ります。実際に法的措置を取る場合は、内容証明郵便で書面を送付します。内容証明郵便とは、書面の内容や発送日を郵便局が証明する郵便です。受け取り側が「受け取っていない」「見ていない」という口実を使えなくなるため、トラブルを避けるために有用です。

催告書の送付後も支払いや返答がなければ、裁判所に申し立てを行います。裁判所から「支払督促」が先方へ送られ、それも無視される場合は訴訟となり、裁判や財産差し押さえへの移行が想定されます。

支払督促は、裁判所へ足を運ぶことなく実施でき、費用もさほどかかりません。ただ、裁判をするとなると時間や費用が発生するため、回収が見込めるかを十分に検討する必要があります。

SMSなら督促状の送付の負担を軽減できる

携帯電話番号宛にメッセージを送れるSMSは、督促状としての役割でも有用です。一般的な督促状は紙媒体ですが、書面を作成する場合、文章作成や宛名書き、封筒の投函といった工程が発生し、手間がかかります。また、先方の住所が変わっていて届かない、届いても読んでもらえないといった可能性もあります。

SMSを活用することで、督促状の送付にかかる一連の作業負担を軽減できます。また、SMSを受信するとスマホやガラケーの画面に通知が入るため、到達率や開封率が高く、先方に気づいてもらえる確率が高まります。SMSのメッセージで支払い手続き用のURLへ誘導することで、スムーズに未払いを回収できる可能性も高まるでしょう。

SMSを活用した督促の事例

ここで、実際にSMSを使った督促を行っている株式会社オリエントコーポレーションの事例を紹介します。クレジットカードの「オリコカード」で有名な株式会社オリエントコーポレーションは、各種ローンや融資のサービスに関して多くの顧客と連絡を取る必要があり、電話連絡の負担が大きいという課題を抱えていました。

そこで、SMS送信サービス「空電プッシュ」を導入し、SMS一斉送信サービスによる未払いの催促通知を送付したところ、従来の電話連絡よりも高い反応率を実現。SMS確認後すぐの入金や海外からの一時的な応答など、有効性を確認できています。

また、SMS送信サービスの機能を活用し、夜間帯の再送を防ぐことで、貸金業法で禁止されている夜間の督促連絡を避けることにも成功しています。書類送付後の注意喚起メッセージや、オンライン上での手続き誘導といった複数のパターンでSMSを活用し、業務効率化を実現しています。

詳しい活用事例と導入後の効果については、下記よりご覧いただけます。

SMSで督促状の送付を効率化

督促状は、商品代金の支払いや借金の返済などが期日までに行われていないときに、支払いを促すために送付する書類です。督促状には、支払い金額や支払い要求といった必要情報を明記するとともに、支払いがなかった場合に法的措置をとる可能性についても示唆する必要があります。

一般的な督促状は紙の書面で送付されますが、ビジネスのリスクとなる未払い回収をスムーズに完了させるために、低コストで効率性の高いSMSの活用が有効です。

NTTコム オンラインが提供する「空電プッシュ」は、PCから個別・一斉にSMSを送信できるサービスです。メッセージの一斉配信や予約送信、開封確認率データ収集や顧客管理システムとの連携など、多彩な機能が使えます。SMS送信サービス導入をお考えの方はぜひご検討ください。