日々の業務においてメールは欠かせないツールですが、「開封されない」「読まれない」といった課題に悩んでいる方も多いでしょう。顧客や取引先への重要な連絡が伝わらないと業務効率や信頼性に影響を与えるため、読まれるメールづくりを意識することが大切です。

本記事では、メールが読まれない代表的な原因と対策を解説します。より確実に情報を届ける手段として注目されているSMSの活用法についても紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。

目次

1. メールが読まれない代表的な6つの原因
2. 重要な情報を確実に読んでもらいたい場合はSMSもおすすめ
3. 企業でのSMS活用はSMS送信サービスが便利
4. メールを読んでもらえる工夫が重要

メールが読まれない代表的な6つの原因

メールが顧客や取引先に読まれないと感じる場合、さまざまな原因が考えられます。よくある原因として挙げられるのは、次の6つです。

1. タイトルが魅力的でない
2. レイアウトが読みづらい
3. 文章が長すぎる
4. 送信時刻がライフスタイルとあっていない
5. メールの頻度が高すぎる
6. 多くのメールに埋もれている

それぞれの原因と対策を以下で詳しく紹介するので、メールの開封率や反応率を高めるための参考にしてください。

1. タイトルが魅力的でない

メールが読まれない大きな原因のひとつは、タイトルの魅力不足です。毎日膨大な数のメールを受け取っている人は、すべてのメールに目を通す余裕がなく、タイトルを見て読むべきものを選別しています。そのため、タイトルが魅力的でないと、そもそも開封すらされないケースも多いのです。

メールを読んでもらうためには、読者にとって重要な内容や役立つ情報が含まれていることを端的にアピールするタイトルを心がけましょう。タイトルで具体的なメリットや緊急性を伝えることで、メールの開封率を高めることができます。

2. レイアウトが読みづらい

メールが開封されても、レイアウトが読みづらいと読者は内容をきちんと読まずに閉じてしまうことがあります。重要な情報を読み飛ばされたり、内容を誤解されたりするリスクも高まるため、メールは記載内容だけでなくレイアウトにも注意を払わなければなりません。

「適切な位置で改行を入れる」「箇条書きや記号を活用する」などして、視認性の高いメールを作成しましょう。また、スマートフォンで読む場合とパソコンで読む場合では適したレイアウトが異なるため、読者が使用するデバイスを意識したデザインを心がけることも大切です。

3. 文章が長すぎる

文章が長すぎるメールは読者にとって負担となり、読まれない原因になります。メールを開いた瞬間に長文が表示されると、それだけで「後で確認しよう」とメールを閉じてしまう人も少なくありません。忙しい中で受け取るメールは、スピーディに内容を理解できることが求められます。

相手の負担を少なくするために、情報を簡潔にまとめるよう意識しましょう。伝えたいポイントを明確にし、不要な情報は省いてください。また、詳細情報が確認できるWebサイトへのリンクを貼るなど、メールの本文を簡潔に保つ工夫も必要です。

4. 送信時刻がライフスタイルとあっていない

メールが読まれるかどうかは、送信時刻が相手のライフスタイルに合っているかどうかも重要なポイントになります。例えば、子育て中の相手には子どもが保育園や学校に行っている日中や、寝かしつけが終わった夜間が適しているでしょう。一方、ビジネスパーソンが相手なら、朝や昼休みといった時間帯が効果的です。

また、不特定多数にメルマガを送る場合は、複数の時間帯でテストを行い、最も開封率や反応率が高い時間を探りましょう。相手がメールを確認しやすい時間帯を見極めることで、メールを読んでもらいやすくなります。

5. メールの頻度が高すぎる

メールの頻度が高すぎるのも、メールが読まれないよくある原因のひとつです。特に、マーケティングやプロモーション目的のメールを1日に何度も送信すると「しつこい」という印象を与えてしまい、逆効果になるおそれがあります。最悪の場合、メールを開封するどころか配信停止されてしまう可能性もあるため、注意しなければなりません。

重要なのは、「こちらが何を伝えたいか」ではなく、「相手が何を求めているか」を意識することです。相手にとって適切なタイミングや頻度を考慮し、過剰な送信は避けましょう。

6. 多くのメールに埋もれている

メールが読まれないのは、膨大なメールの中に埋もれてしまっているからかもしれません。特に「タイトルが魅力的でない」「送信時刻が不適切」といった要因が重なると、他のメールに埋もれやすくなります。

メールを目につきやすくするためには、タイトルの先頭に「重要」や「要返信」などのキーワードを入れるのが効果的です。ただし、これらのキーワードを頻繁に使いすぎると、相手からの信頼を損ねる可能性があるため、適切な場面でのみ使用することを心がけてください。

重要な情報を確実に読んでもらいたい場合はSMSもおすすめ

重要な情報を確実に読んでもらいたい場合には、SMSの活用がおすすめです。SMSは短い文字数で端的に内容を伝えられるため、相手が一目で内容を把握しやすいというメリットがあります。また、メールと比べて着眼率や開封率が高く、特に急ぎの連絡や重要な案内に効果的です。

さらに、SMSではメッセージの宛先に携帯電話番号を使用するため、メールよりも到達率が高いのも大きなメリットです。メールアドレスは変更されることが多い一方、携帯電話番号は長期間同じものを使い続けるケースが一般的なため、確実に情報を届けたいときに適しています。

例えば、緊急時の連絡や重要なリマインド、出欠確認といった目的では、SMSを活用することで確認漏れを防ぎ、コミュニケーションの効率を大幅に向上させることができます。「メールでは反応率が低い」といったお悩みを抱えている場合は、ぜひSMSの活用も検討してみてください。

企業でのSMS活用はSMS送信サービスが便利

企業でのSMS活用には、SMS送信サービスがおすすめです。SMS送信サービスはビジネス目的でSMSを利用する際に役立つ機能が多く備わったサービスで、具体的には次のような機能が使えます。

• 宛先リストを使った一斉送信
• パソコンからのメッセージの確認や送信
• メッセージの到達率や本文のURLがクリックされた回数などの確認
• 送信時間を指定した予約配信
• 他のシステムと連携した自動送信　など

SMS送信サービスを利用しない場合、スマートフォンや携帯電話から1通ずつメッセージを送信する必要があり、一斉送信や予約送信などはできません。SMS送信サービスによって効率的なSMS運用が可能になるため、SMSのビジネス活用を検討している企業はぜひ導入を検討してみてください。

メールを読んでもらえる工夫が重要

メールが読まれない原因には、タイトルや内容の工夫不足、送信時刻や頻度の不適切さ、他のメールに埋もれてしまうなど、さまざまな原因が考えられます。これらを改善することで、メールの開封率や反応率の向上が期待できるため、これまでのメール運用を見直してみてください。

重要な情報を確実に届けたい場合には、メールだけでなくSMSの活用も検討してみましょう。SMSは短文で内容を端的に伝えられ、到達率や開封率が高いため、メールよりも多くの反応をもらえる可能性があります。

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