入金や納品が遅れると業務に支障が出るため、何らかの方法で相手を催促しなければなりません。ビジネスの場では、催促メールを送らなければならないシーンも多くあります。しかし、いざ催促メールを書くとなると表現に迷ってしまう人も多いのではないでしょうか。

本記事では、催促メールを送信する際のポイントやメールの基本構成、ケース別の例文などを紹介します。催促メールの内容に悩んでいる人は、ぜひチェックしてみてください。

目次

催促メールとは

催促メールとは、その名のとおり相手を催促する用件のメールです。「商品・サービスの代金が支払われない」「予定していた納品日に商品が届かない」など、こちらが想定していた期日までに対応が行われなかったときに催促メールを送ります。

特に相手が取引先や顧客の場合、催促するのが憚られるケースもあるでしょう。しかし、入金や納品が遅れると会社の運営に支障が出ますし、こちらからの確認が遅れるほど相手の対応もさらに遅れる可能性があるため、適切なタイミングで催促メールを送ることが大切です。

催促メールを送る際は、相手を不快にさせないように事前の確認や本文の書き方に注意しましょう。以降で、催促メールの注意点や例文などを紹介しているので、参考にしてください。

催促メールを送る前には必ず確認しよう

催促メールを送る前に、求める対応が本当になされていないか確認してください。すでに相手側の対応は完了していて、こちらの確認が漏れているだけの可能性もあります。例えば、問題なく入金が完了しているのに入金を催促するメールが届くと、相手に不快感や不信感を与えることになるため、事前の確認は必須です。

メールの返信を催促したい場合は、催促メールを送る前にもう一度確認しましょう。迷惑メールに振り分けられていたり、操作ミスで削除済みフォルダに入ってしまったりしていることもあります。

郵便や宅配便の場合は、社内で受け取った人がいないか確認してください。別の部署に届いてしまっているケースもあります。

これらの確認をしっかり行ったうえで、相手側の対応がまだ行われていないと判断した場合に、催促メールを送信します。

催促メールの送信が必要なケースとは

催促メールの送信が必要なケースはさまざまですが、主に以下のようなときに送信します。

• 納品や書類の遅れがあった場合
• 入金が遅れている場合
• 返信がこない場合

ここでは、どのようなときに催促メールを送信すべきなのかを解説します。

納品や書類の遅れがあった場合

届く予定の書類や商品が届かない場合、催促メールを送信しましょう。重要な書類や購入した商品、注文したサンプル品など、届かないものの内容によってはその後の仕事のスケジュールに影響が出るケースがあります。

発送準備や郵送に時間がかかる場合もあり、催促メールを送ってもすぐ商品や書類が手元に届くわけではないため、遅れていることが発覚したら早急に催促メールを送信してください。その際、「〇月〇日までに到着するよう発送いただけると幸いです」のように、新たな期日を設定すると親切です。

入金が遅れている場合

期日までに相手からの入金が確認できない場合にも、催促メールを送信します。入金されているのにこちらの確認漏れで入金を催促してしまうと、相手に不快感を与えてしまうので注意してください。入金の催促メールは、本当に入金されていないか送信前に念入りに確認しましょう。こちらの請求漏れの可能性もあります。

請求先が企業の場合、何かしらのトラブルで入金できていないケースが考えられます。また、相手が個人事業主やスタートアップ企業の場合は、人手が足りずに支払い作業に時間がかかっているのかもしれません。そのため、相手の事情を考慮してあまり強い表現のメールにならないようにすることが大切です。

返信がこない場合

メールの返信がこない場合、返信の期日を指定したかどうかによって催促メールを送信するタイミングが異なります。返信期日を明記しているなら、期日を超えたら催促メールを送信しても問題ありません。

一方、返信期日を指定していない場合、メールを返信するスピードは人それぞれです。午前中に送ったメールが午後になっても返信がこないからといって、催促するのは早すぎるでしょう。会議や仕事が立て込んでいる可能性もありますし、外出や出張、休暇などでメールが見られない状況なのかもしれません。

一般的には、こちらがメールを送ってから2〜3日返信がない場合に催促メールを送信します。その場合、「お忙しいところ恐れ入ります」など相手の状況を考慮する一文を添えたうえで、何日までに返信がほしいかを明記するのがおすすめです。

催促メールの基本構成

催促メールは、基本的に以下の要素で構成します。

• 件名
• 冒頭のあいさつ
• 本文
• 結び

それぞれの要素にどのような内容を記載するのか、以下で解説します。

件名

メールの件名は、最初に目に入る部分です。件名は通知にも表示され、特にビジネスメールではひと目で内容がわかるような件名にすることが大切です。件名に長い文章を入れても用件が伝わりにくいため、簡潔でわかりやすい表現になるよう工夫しましょう。

冒頭のあいさつ

本題に入る前に、まず冒頭の挨拶を入れるのがマナーです。例えば取引先の人に送るなら、「いつもお世話になっております」といったあいさつに続けて、自分の社名と名前を入れましょう。催促メールを複数回送信している場合は、「度々のご連絡失礼いたします」といったあいさつを入れると丁寧です。

一文程度の簡単なあいさつで問題ありません。冒頭のあいさつの有無で、相手に与える印象は大きく変わります。

本文

冒頭のあいさつに続いて、本題に入ります。入金や納品など、確認してほしい内容をわかりやすく伝えましょう。相手が確認しやすいように、入金遅れの場合は請求書の送付日や内容、納品遅れの場合はこちらの注文日や注文内容などを記載すると親切です。

回りくどい言い回しや長過ぎる文章は相手に伝わりにくく、読み飛ばされてしまうおそれもあるため、丁寧かつ簡潔な表現を心がけてください。

結び

メールの結びとして、相手に対応を求める一文を記載します。「お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認をよろしくお願いいたします」など、相手を気遣う表現を心がけましょう。

また、こちらが催促メールを作成している間に相手が対応を進めている可能性もあります。そのため、「本メールと行き違いでご対応いただいていた場合は、何卒ご容赦ください」といった一文を添えておくと、より丁寧です。

催促メールを送るときのポイントと注意点

催促メールを送る際には、以下の点に注意してください。

• 件名で重要性を伝える
• 前回の連絡内容について記載する
• 相手に求めるアクションと期日を記載する
• 相手への配慮を忘れない

以下で、上記4つの注意点についてそれぞれ解説します。

件名で重要性を伝える

先述のとおり、ビジネスメールではひと目で用件がわかる件名をつけることが大切です。「代金お支払いのお願い」「納品状況のご確認」など、件名の前半に重要なキーワードを入れておくと相手の目に留まりやすくなります。

より強調したい場合は、【重要】【至急】などを付ける方法もあります。ただし、相手を急かす印象が強くなるため、使うタイミングや頻度には注意してください。何度か催促を重ねているのに返信がないときや、これ以上遅れるとこちらの仕事に影響が出るときなど、本当に必要なときにだけ使うようにしましょう。

前回の連絡内容について記載する

毎日多くのメールを受け取っていると、メールを見落としてしまったり前回のメールの内容を忘れてしまったりすることも少なくありません。そのため、催促メールには前回の連絡内容を記載することも大切です。

メールの冒頭に、前回はいつどのような用件でメールを送ったのかを明記しておきましょう。相手が過去のメールをさかのぼって探す手間が減り、早く返信がもらえる可能性があります。

相手に求めるアクションと期日を記載する

催促メールでは、相手に求めるアクションと期日を明確にしておく必要があります。これらが明確になっていないと相手に判断を委ねることになり、希望する対応をとってもらえなかったり、こちらが想定している期日までに対応してもらえなかったりする可能性があるので注意してください。

期日は日付だけでなく時間まで設定しましょう。日付しか指定しないと、営業時間を過ぎてからの対応になるおそれがあります。「〇月〇日14:00までにご入金をお願いします」「〇月〇日の午前中に届くよう発送をお願いします」など、アクションと詳細な期日を明記しておくと、相手が対応に迷わずに済みます。

相手への配慮を忘れない

相手の対応が遅れて困っているかもしれませんが、相手も何かしらの事情を抱えている可能性があることを念頭に置いておくことが大切です。今後も取引を続けるなら、良好な関係を維持するために相手への配慮を忘れないようにしましょう。急かすような強い表現は避けて、丁寧な言葉遣いでメールの本文を作成してください。

【ケース別】催促メールの例文

いざ催促メールを送らなければならない状況になったら、どのような文面にすべきか迷ってしまう人もいるでしょう。ここでは、催促メールの例文を「取引先」「社内」「個人のお客さま」の送付先別に3パターン紹介するので、参考にしてください。

取引先への例文

こちらは、取引先の納品遅れに対する催促メールの例文です。

社内の例文

こちらは、社内の人へ対応を求める催促メールの例文です。

個人のお客さまへの例文

こちらは、個人のお客さまへ入金を催促するメールの例文です。

催促にはSMSの活用もおすすめ

納品や入金、メールの返信など、ビジネスでは相手を催促しなければならない場面が少なくありません。相手のメールアドレス宛に催促メールを送っている人も多いかと思いますが、個人のお客様への催促にはSMSの活用もおすすめです。

SMSは携帯電話番号を使ってメッセージを送付する仕組みで、メールアドレスは必要ありません。受信すると携帯電話の画面上にポップアップ通知されるため、相手に気づいてもらいやすいなど、SMSは催促メールに適しています。

法人向けのSMS送信サービスも提供されているので、一度に多数の顧客に連絡したい場合は、法人向けサービスを利用するとよいでしょう。SMS送信サービスを活用することで、催促だけでなく業務連絡やリマインド、プロモーションなどさまざまな用途で活用できます。

空電プッシュで催促メールを効率化

催促メールを送信する際は、相手がすぐに対応できるようわかりやすい表現を心がけ、なおかつ不快感を与えないような配慮も必要です。それに加えて、件名を記号で強調したりSMSを活用したりして、忙しい相手の目に留まるように工夫してみてください。取引先や顧客と良好な関係を築きながら、求める対応をスムーズに行ってもらえるよう、催促メールを送る際は本記事で紹介したポイントを押さえておきましょう。

NTTコム オンラインが提供する「空電プッシュ」は、国内シェアNo.1の法人向けSMSサービスです。個別送信・一斉送信の両方に対応しており、幅広い業界で活用されています。例えば金融業界では督促業務にも使われていて、催促メールとしての活用も可能です。SMSを顧客との連絡に活用したいと考えている企業は、ぜひ導入を検討してみてください。