リマインドメールは、会議や納期などを通知する目的で使われる連絡です。ビジネスシーンなどで行き違いを防ぐためにも役立つ方法ですが、間違った使い方をしてしまうと相手との関係を壊し、ビジネスにも影響する可能性があるため、正しく理解して活用することが大切です。

本記事では、リマインドメールの活用シーンや例文、作成時のポイントについて解説します。リマインドと間違いやすい催促やアラートとの違いについても説明しますので、丁寧なリマインドメールを作成したい方や効果的なリマンドの活用方法を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

目次

リマインドメールとは

「リマインド（remind）」とは、日本語で「思い出させる」「思い起こさせる」という意味の英単語です。「締め切りや大切な予定を思い出させる」という意図で、念押しや再確認のニュアンスを持つビジネス用語として定着しています。

つまり、リマインドメールとは、重要な内容を相手に思い出してもらうために送るメッセージのことです。事前にリマインドメールを送ることで、会議の日程や提出物の期日などの重要な用件を、相手がうっかり忘れてしまう事態を避ける効果が期待できます。

リマインドと催促・アラートの違い

リマインドと混同されやすい言葉に「催促」と「アラート」があります。相手に何かを思い出させることを目的として使われる点は共通していますが、ニュアンスが異なります。

リマインドは、相手に自主的に思い出してもらうために再通知を行うことですが、「催促」は、相手に約束や取り決めなどを早く実行するよう促すことを指し、リマインドよりも強い意味合いを持ちます。例えば、「支払いの催促」は、料金を期日内に支払わない人に対して、早く支払うよう要求するものです。

一方、「アラート」は「警告や確認」といった意味があります。リマインドより緊急性が高く、切羽詰まった状況で使われます。

リマインドメールの活用例

リマインドメールは、さまざまなビジネスシーンで活用されており、実際に受け取ったことがある人も多いでしょう。ここでは、主なリマインドメールの活用シーンについて解説します。

アポイントのリマインド

取引先とのアポイントが近づいているタイミングで、リマインドメールが使われます。すでに出席が決まっている参加者に対して、会議や打ち合わせ日時の再確認を依頼することで、漏れやすれ違いを防ぎ、円滑にビジネスを進めることが可能です。

この場合、万が一予定を忘れていて、ダブルブッキングしている場合などを配慮し、数日前にリマインドを送るのがマナーとされています。また、当日の議題など約束の内容が明確な場合は、その点もメールに記載しておくと親切です。

納期のリマインド

資料や作品の提出期日が近づいていることを知らせるためにも、リマインドメールが有用です。依頼している制作物や重要な会議用のデータ資料などの納期をリマインドすることで、遅れを防ぐ効果が期待できます。

この場合のリマインドメールには、進捗状況を確認する意図や、提出が確認できていない人への催促もニュアンスとして含まれます。また、対象者に一斉送信する場合は、行き違いで提出がある可能性を考慮して、「すでに提出済みの方には、再度のご連絡となりますことをお詫び申し上げます。」といった一文を盛り込むと良いでしょう。

出欠確認のリマインド

セミナーや社内のイベント、懇親会などへの出欠確認の場面でも、リマインドメールが役立ちます。参加可否を改めて確認する目的に加えて、イベントの場所や時間を再度お知らせし、参加者が情報を調べる手間を省くサポートの役割も含まれます。

また、出欠確認の期日前にリマインドメールを送ることで、期日後に未回答者に対して個別に確認する手間も削減できるでしょう。あらかじめ「未回答の場合は欠席（あるいは出席）とみなします。」と記載しておくと、回答者側の負担軽減にもつながります。

なお、直前に急遽都合が悪くなった人のために、「出席から欠席に変更する場合は〇日までに連絡してください。」といった一言を添えると、当日キャンセルを防ぎやすいでしょう。

飲食店・病院などの予約リマインド

飲食店や病院などの予約日時を再通知する目的でも、リマインドメールが有用です。相手に予約日時を思い出してもらうことで、来店や来院の確実性を高める効果が期待できます。

また、メールに予約内容の詳細やアクセス、利用時の注意点などを記載しておくと、相手が詳細を探す手間が省けるでしょう。キャンセル料や連絡方法を盛り込むことで、当日キャンセルや無断キャンセル対策としても有効です。

配送日のリマインド

宅配便や郵便の配送日の再確認にもリマインドメールが使われています。日時指定のある宅配便や冷凍、冷蔵の荷物など、在宅での受け取りが必要な場合に、リマインドメールによって配送日や訪問時間帯を再通知しておくことで、スムーズな配達が実現します。

また、余裕を持ってお知らせを入れることによって、受け取り側もスケジュールを調整しやすいでしょう。

リマインドメールの基本構成

リマインドメールの骨組みとなる基本構成に沿って文章を作成することで、簡潔かつわかりやすく必要事項を伝えられます。ここでは、リマインドメールの基本構成に含まれる各項目について解説します。

件名

リマインドメールの件名は、それだけで何に関するお知らせなのか把握できる文言が望ましいでしょう。ただ、「リマインド」や「再確認」「再通知」と書くと、受け取った側が催促として捉えてしまう可能性があるため注意が必要です。

相手に不快感を与えないためにも、「〇〇につきまして」「〇月〇日の出欠のご確認」などのように、具体的な要件を記載しましょう。

冒頭のあいさつ

リマインドメールの最初と最後には、通常のビジネスメールと同様に挨拶の言葉を入れます。取引先に対するメールの場合、冒頭で「いつもお世話になっております。〇〇社の△△です。」というように、所属と送信者名を明記しましょう。

メールの最後は、「ご多忙の中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。」などの表現で締めると、フォーマルで丁寧な印象を与えられます。

本題・日時や場所

本題は、挨拶文に続いて簡単に記載します。「〇〇の件につきまして、改めて詳細をご連絡いたします。」と、一文程度で要点を書いた後で、必要な情報を記載します。結論の先出しはビジネスにおける原則でもありますが、何を伝えたいのか要点を先に持ってくることで、相手のコミュニケーションコスト削減につながります。

ミーティングや予約の日時や場所などの詳細も記載しておけば、相手が予定確認のためにメールを遡って探す手間を省けます。

締めと署名

リマインドメールの本題の下には、締めと署名を記載します。先述した最後の挨拶を記載する場合は、締めとして活用することも可能です。

署名として、会社名・部署名・担当者氏名・電話番号（内線）・メールアドレスを記載しておきましょう。誰からのメールかひと目で把握できる上、コミュニケーションが取りやすくなります。

リマインドメールを書くときのポイント

リマインドメールは、件名や文章だけでなく、送信するタイミングによっても相手に与える印象が変わります。ここでは、リマインドメールを作成し、送る際に気をつけたい5つのポイントについて解説しますので、ぜひ参考にしてください。

リマインドの文字は件名に入れない

件名には「リマインド」という文字は入れないようにしましょう。「リマインド」と書くと、受け取り手によっては催促の意味合いが強く、相手によっては迫られていると感じる場合があります。

「リマインド」の代わりに「〇〇についてのご確認」といった表現を使いましょう。なお、セミナーやイベントに関するリマインドメールなど、リマインドという言葉を入れた方がわかりやすいケースもあります。その場合は、「開催日が近づいて参りましたので、リマインドメールをお送りしました。」などの一文を入れると親切です。

簡潔でわかりやすい件名・本文にする

要件や内容を把握しやすいように、件名と本題は簡潔でわかりやすい件名と本題を心がけましょう。件名は「〇月〇日の懇親会につきまして」といったように、予定日や要件を入れて具体的に記載します。

また、何のためのメールなのか要点を伝えるために、最初の挨拶の後に要件を簡潔にまとめましょう。本文は「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どうやって」という5W1Hを意識し、必要な情報を漏れなく盛り込むことが大切です。

配慮ある文章を意識する

リマインドメールでは、一方的な催促ではないことを強調するためにも、相手に配慮した言葉を選ぶことが大切です。リマインドメールは、約束や予定を相手に思い出してもらうための連絡ですが、相手が忘れているとは限らず、現在作業している最中である、緊急事態で手一杯であるなど、さまざまな可能性が考えられます。

リマインドメールの文面が、そうした相手の事情を考慮していないと、相手に不快感を与えてしまうでしょう。ビジネスにおいては今後の取引や関係性にも影響を及ぼしかねないため、「ご多忙な中恐れ入りますが」「念のためのご確認なのですが」といった言葉を入れ、相手の立場に立ったコミュニケーションを意識しましょう。

誤字脱字がないか確認する

リマインドメールに限らず、ビジネスシーンでのやり取りにおいては、誤字脱字は印象を下げてしまうので送信前によく確認しましょう。

リマインドメールでは、約束や予定の詳細情報をコピーペーストで使う場合も多いですが、前回使った文章が間違っていると、同じものを相手に送ってしまいます。正確な情報を伝えるためにも、メールを読み返して、誤字脱字とともに本文の内容が正しいか確認した上で送信しましょう。

当日や直前に送らない

原則として期日や予定の当日や直前に送るのは避けましょう。打ち合わせや約束の直前に連絡を受け取っても、スケジュールを調整できない可能性が高いでしょう。また、提出物の期限が数時間後に迫っているタイミングでリマインドを受けても、手遅れの場合があります。

反対に、リマインドメールを送るタイミングが早すぎると、忘れられてしまう可能性もあるので、約束の3日前から前日を目安に送信しましょう。まとまった作業時間を要するような提出物の場合は、1週間前を目処に送るのが無難です。

リマインドメールの例文

ここからは、リマインドメールの例文を紹介します。活用場面ごとに、先述の基本構成を使ったリマインドメールの具体例を記載しますので、必要に応じてアレンジしてご活用ください。

アポイントのリマインド例

取引先とのアポイントや会議の前に送るリマインドメールの例文は、以下の通りです。

【メール例文】

納期のリマインドへの例

依頼している提出物の締め切りに関して、取引先に送るリマインドメールの例文を紹介します。

【メール例文】

出欠確認のリマインドの例

社内での食事会の出欠確認を行うリマインドメールの例文を紹介します。

【メール例文】

飲食店・病院などの予約リマインドの例

飲食店や病院の予約に使えるリマインドメールの例文を紹介します。予約の詳細とともに、キャンセル情報を記載することで、ドタキャンや無断キャンセルの予防につながります。

【メール例文】

配送日のリマインドの例

荷物や郵便の配送日に関するリマインドメールの例文は、以下の通りです。当日の配達情報を相手が確認できるよう、伝票番号や配送状況確認用のURLを記載しておきましょう。

【メール例文】

リマインドメールに対する返信のポイント

リマインドメールを受け取った場合には、内容を素早く確認し、適切な対応を行う必要があります。ここでは、リマインドメールへ返信する際に注意したいポイントを紹介します。

返信はできるだけ早く行う

リマインドメールには、できるだけ早く返信しましょう。リマインドメールには再確認の意図がありますが、返信を要する場合は、受信後すぐに内容を確認して必要なアクションを起こすのがマナーです。

「読んだら即座に返信する」といったリマインドメールのルールを決めておくことで、返信を忘れてしまうリスクを避けられます。参加可否などのメールで、現時点で都合がわからないという場合は「当日の都合がまだわからないため、改めてご連絡します」といった内容を伝えておきます。

覚えている内容でも返信を行う

リマインドメールの内容を覚えていたとしても、可能な限り早く返信するよう心がけましょう。約束や提出期日を覚えていたからといって、相手に伝えなければ、相手は今後の判断に困ってしまいます。

また、「リマインドが届いていないかもしれない」と不安にさせてしまい、さらなるリマインドメールや確認の連絡といった相手の手間を増やすことにもなりかねません。リマインドメールの返信は、件名に「Re:」を付けたまま送ることで、相手が返信を受け取っていることを確認しやすいでしょう。

リマインドに対する感謝の意を表す

返信の際には「リマインドありがとうございます」「承知いたしました」といった一言を添えて、感謝の意を示しましょう。送ってくれた相手は、こちらを気遣い、時間と労力を使ってリマインドメールを作成しており、感謝や労いの意を表すことは重要です。

また、アポイントのリマインドメールは、対面する前の最後のやり取りとなる可能性が高く、配慮のある返信によって、顔を合わせたときの印象や雰囲気が変わります。

リマインドはSMSの活用も有効

リマインドの手段としては、メールの他にチャットツールやアプリなどが使われます。他にも、到達率や開封率の高いSMSを活用することで、リマインドに対する回答やアクションの確率を上げることが可能です。

SMSは受信するとポップアップ通知が画面に表示されるため、視認性が高い点も特徴です。SMS送信サービスを使えば、一斉送信や予約送信など多彩な機能が使えるため、リマインド作業を効率的に進められます。

NTTコム オンラインが提供する「空電プッシュ」は、一斉・個別にSMS送信が可能なサービスです。一斉送信メッセージの一部を個別に変えられる差し込み機能や予約送信機能により、リマインド業務の効率化が期待できます。

リマインドをうまく活用しよう

リマインドメールは、相手に約束や提出期日を思い出してもらう意図で使われる連絡手段です。効果的なリマインドのためには、3日から1週間前のタイミングで、相手の状況に配慮した文章を送ることが大切です。

また、受け取り手によっては、催促の印象を強く感じてしまう可能性があるため、ニュアンスに十分配慮し、マナーを守った丁寧な文面を作成する必要があります。とはいえ、最適なタイミングにリマインドメールを送るとなると、日常業務が忙しく忘れてしまう可能性もあるので、予約送信や一斉送信機能が使えるサービスがおすすめです。

NTTコム オンラインが提供する「空電プッシュ」は、APIを提供しており、顧客管理システムなど自社システムとのAPI連携をすることで、SMSによる効率的なリマインドが可能です。取引先や顧客との円滑な関係構築や業務遂行に向けて、ぜひ導入をご検討ください。