リマインドメールは、会議や納期などを通知する目的で使われる連絡です。ビジネスシーンなどで行き違いを防ぐためにも役立つ方法ですが、間違った使い方をしてしまうと相手との関係を壊し、ビジネスにも影響する可能性があるため、正しく理解して活用することが大切です。また、リマインドにはメールの他にSMSも有効活用できます。

本記事では、リマインドメールの活用シーンや例文、SMSの例文、作成時のポイントについて解説します。リマインドと間違いやすい催促やアラートとの違いについても説明しますので、丁寧なリマインドメールを作成したい方や効果的なリマインドの活用方法を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

目次

1. リマインドメールとは
2. リマインドメールの必要性
3. リマインドと催促・アラートの違い
4. リマインドメールの書き方・基本構成
5. 【シーン別】今すぐ使える！リマインドメールの例文集10選
6. リマインドメールを書くときのポイント
7. リマインドメールに関するよくある質問・注意点
8. リマインドメールはSMSで自動化がおすすめ
9. リマインドメールに対する返信のポイント
10. リマインドメールを効率的に活用しよう

リマインドメールとは

「リマインド（remind）」とは、日本語で「思い出させる」「思い起こさせる」という意味の英単語です。「締め切りや大切な予定を思い出させる」という意図で、念押しや再確認のニュアンスを持つビジネス用語として定着しています。

つまり、リマインドメールとは、重要な内容を相手に思い出してもらうために送るメッセージのことです。事前にリマインドメールを送ることで、会議の日程や提出物の期日などの重要な用件を、相手がうっかり忘れてしまう事態を避ける効果が期待できます。

リマインドメールの必要性

リマインドメールの大きな役割のひとつが、業務の円滑化です。ビジネスにおいて対応の遅れは業務全体の進行を妨げ、場合によっては大きな損失を招くこともあります。

例えば、「提出物の納期遅れ」「予約忘れによる無断キャンセル」「不在による再配達」といったトラブルは、適切なリマインドメールの送信によって未然に防げる可能性が高いでしょう。

さらに、顧客に対する丁寧なリマインドメールは、細やかな対応によって信頼感を得られるのもメリットです。このように、リマインドメールは単なる通知としてだけでなく、顧客と良好な関係を築くための手段としても活用されています。

リマインドと催促・アラートの違い

リマインドと混同されやすい言葉に「催促」と「アラート」があります。相手に何かを思い出させることを目的として使われる点は共通していますが、ニュアンスが異なります。

リマインドは、相手に自主的に思い出してもらうために再通知を行うことですが、「催促」は、相手に約束や取り決めなどを早く実行するよう促すことを指し、リマインドよりも強い意味合いを持ちます。例えば、「支払いの催促」は、料金を期日内に支払わない人に対して、早く支払うよう要求するものです。

一方、「アラート」は「警告や確認」といった意味があります。リマインドより緊急性が高く、切羽詰まった状況で使われます。

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リマインドメールの書き方・基本構成

リマインドメールの骨組みとなる基本構成に沿って文章を作成することで、簡潔かつわかりやすく必要事項を伝えられます。ここでは、リマインドメールの基本構成に含まれる各項目について解説します。

件名

リマインドメールの件名は、それだけで何に関するお知らせなのか把握できる文言が望ましいでしょう。ただ、「リマインド」や「再確認」「再通知」と書くと、受け取った側が催促として捉えてしまう可能性があるため注意が必要です。

相手に不快感を与えないためにも、「〇〇につきまして」「〇月〇日の出欠のご確認」などのように、具体的な要件を記載しましょう。

冒頭のあいさつ

リマインドメールの最初と最後には、通常のビジネスメールと同様に挨拶の言葉を入れます。取引先に対するメールの場合、冒頭で「いつもお世話になっております。〇〇社の△△です。」というように、所属と送信者名を明記しましょう。

メールの最後は、「ご多忙の中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。」などの表現で締めると、フォーマルで丁寧な印象を与えられます。

本題・日時や場所

本題は、挨拶文に続いて簡単に記載します。「〇〇の件につきまして、改めて詳細をご連絡いたします。」と、一文程度で要点を書いた後で、必要な情報を記載します。結論の先出しはビジネスにおける原則でもありますが、何を伝えたいのか要点を先に持ってくることで、相手のコミュニケーションコスト削減につながります。

ミーティングや予約の日時や場所などの詳細も記載しておけば、相手が予定確認のためにメールを遡って探す手間を省けます。

締めと署名

リマインドメールの本題の下には、締めと署名を記載します。先述した最後の挨拶を記載する場合は、締めとして活用することも可能です。

署名として、会社名・部署名・担当者氏名・電話番号（内線）・メールアドレスを記載しておきましょう。誰からのメールかひと目で把握できる上、コミュニケーションが取りやすくなります。

【シーン別】今すぐ使える！リマインドメールの例文集10選

ここでは、さまざまなビジネスシーンで活用できるリマインドメールの具体的な例文を紹介します。

アポイントのリマインド

取引先とのアポイントが近づいているタイミングで、リマインドメールが使われます。すでに出席が決まっている参加者に対して、会議や打ち合わせ日時の再確認を依頼することで、漏れやすれ違いを防ぎ、円滑にビジネスを進めることが可能です。

この場合、万が一予定を忘れていて、ダブルブッキングしている場合などを配慮し、数日前にリマインドを送るのがマナーとされています。また、当日の議題など約束の内容が明確な場合は、その点もメールに記載しておくと親切です。

【メール例文】

【SMS例文】

納期のリマインド

資料や作品の提出期日が近づいていることを知らせるためにも、リマインドメールが有用です。依頼している制作物や重要な会議用のデータ資料などの納期をリマインドすることで、遅れを防ぐ効果が期待できます。

この場合のリマインドメールには、進捗状況を確認する意図や、提出が確認できていない人への催促もニュアンスとして含まれます。また、対象者に一斉送信する場合は、行き違いで提出がある可能性を考慮して、「すでに提出済みの方には、再度のご連絡となりますことをお詫び申し上げます。」といった一文を盛り込むと良いでしょう。

【メール例文】

【SMS例文】

出欠確認のリマインド

セミナーや社内のイベント、懇親会などへの出欠確認の場面でも、リマインドメールが役立ちます。参加可否を改めて確認する目的に加えて、イベントの場所や時間を再度お知らせし、参加者が情報を調べる手間を省くサポートの役割も含まれます。

また、出欠確認の期日前にリマインドメールを送ることで、期日後に未回答者に対して個別に確認する手間も削減できるでしょう。あらかじめ「未回答の場合は欠席（あるいは出席）とみなします。」と記載しておくと、回答者側の負担軽減にもつながります。

なお、直前に急遽都合が悪くなった人のために、「出席から欠席に変更する場合は〇日までに連絡してください。」といった一言を添えると、当日キャンセルを防ぎやすいでしょう。

【メール例文】

【SMS例文】

飲食店・病院などの予約リマインド

飲食店や病院などの予約日時を再通知する目的でも、リマインドメールが有用です。相手に予約日時を思い出してもらうことで、来店や来院の確実性を高める効果が期待できます。

また、メールに予約内容の詳細やアクセス、利用時の注意点などを記載しておくと、相手が詳細を探す手間が省けるでしょう。キャンセル料や連絡方法を盛り込むことで、当日キャンセルや無断キャンセル対策としても有効です。

【メール例文】

【SMS例文】

配送日のリマインド

宅配便や郵便の配送日の再確認にもリマインドメールが使われています。日時指定のある宅配便や冷凍、冷蔵の荷物など、在宅での受け取りが必要な場合に、リマインドメールによって配送日や訪問時間帯を再通知しておくことで、スムーズな配達が実現します。

また、余裕を持ってお知らせを入れることによって、受け取り側もスケジュールを調整しやすいでしょう。

荷物や郵便の配送日に関するリマインドメールの例文は、以下の通りです。当日の配達情報を相手が確認できるよう、伝票番号や配送状況確認用のURLを記載しておきましょう。

【メール例文】

【SMS例文】

面接日のリマインド

採用活動において、応募者との面接予定日が近づいた際には、リマインドメールの送信が効果的です。特に、複数の企業の選考を並行して進めている応募者の場合、「別の企業と面接日程を混同してしまう」「時間を誤認してしまう」といったトラブルが発生するケースも少なくありません。

面接予定日が近づいた段階で一度リマインドを入れると、誠実な印象を与えられるだけでなく、当日の無断キャンセルなどを防ぐ効果も期待できます。

【メール例文】

【SMS例文】

請求についてのリマインド

請求が近づいた取引先に対して事前にリマインドを行うことで、スムーズな入金につなげられます。特に、毎月多くの支払い処理を行っている取引先については、あらかじめ案内を送ることで支払い忘れの防止が可能です。

ただし、過度に強い表現や一方的な催促にならないよう配慮しましょう。丁寧かつ簡潔にお知らせすることで、相手に好印象を与えつつ、円滑な請求が可能になります。

【メール例文】

【SMS例文】

セミナーやイベントについてのリマインド

セミナーやイベントの開催が近づいてきたら、参加者にリマインドメールを送信しましょう。日時や会場、持ち物などを再確認してもらうことで、当日の混乱や欠席を防ぐ効果があります。

オンラインイベントの場合は、参加用URLやログイン情報をあらためて通知しておくと、当日の問い合わせ対応の手間も軽減できるでしょう。加えて、参加者に「丁寧な案内がある企業」といった印象を与えられ、ブランドイメージの向上にもつながります。

【メール例文】

【SMS例文】

アンケート回答のリマインド

アンケートを依頼したものの、期日までに十分な回答が集まらないケースも少なくありません。そうした場合に効果的なのが、リマインドメールの送信です。相手がアンケートの存在を忘れてしまっている可能性もあるため、適切なタイミングで丁寧にリマインドを行うことで、回答率の向上が期待できます。

【メール例文】

【SMS例文】

未返信の連絡へのリマインド

業務上のやり取りで、送信したメールに対して相手からの返信が得られないケースも多いでしょう。返信がないまま放置するとプロジェクトや業務の進行に支障をきたす恐れがあるため、適切なタイミングでリマインドの連絡を入れる必要があります。

返信が遅れていることに気づいていない可能性や、確認中であることも想定し、丁寧で配慮のある文面を心がけましょう。

【メール例文】

【SMS例文】

リマインドメールを書くときのポイント

リマインドメールは、件名や文章だけでなく、送信するタイミングによっても相手に与える印象が変わります。ここでは、リマインドメールを作成し、送る際に気をつけたい5つのポイントについて解説しますので、ぜひ参考にしてください。

リマインドの文字は件名に入れない

件名には「リマインド」という文字は入れないようにしましょう。「リマインド」と書くと、受け取り手によっては催促の意味合いが強く、相手によっては迫られていると感じる場合があります。

「リマインド」の代わりに「〇〇についてのご確認」といった表現を使いましょう。なお、セミナーやイベントに関するリマインドメールなど、リマインドという言葉を入れた方がわかりやすいケースもあります。その場合は、「開催日が近づいて参りましたので、リマインドメールをお送りしました。」などの一文を入れると親切です。

簡潔でわかりやすい件名・本文にする

要件や内容を把握しやすいように、件名と本題は簡潔でわかりやすい件名と本題を心がけましょう。件名は「〇月〇日の懇親会につきまして」といったように、予定日や要件を入れて具体的に記載します。

また、何のためのメールなのか要点を伝えるために、最初の挨拶の後に要件を簡潔にまとめましょう。本文は「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どうやって」という5W1Hを意識し、必要な情報を漏れなく盛り込むことが大切です。

配慮ある文章を意識する

リマインドメールでは、一方的な催促ではないことを強調するためにも、相手に配慮した言葉を選ぶことが大切です。リマインドメールは、約束や予定を相手に思い出してもらうための連絡ですが、相手が忘れているとは限らず、現在作業している最中である、緊急事態で手一杯であるなど、さまざまな可能性が考えられます。

リマインドメールの文面が、そうした相手の事情を考慮していないと、相手に不快感を与えてしまうでしょう。ビジネスにおいては今後の取引や関係性にも影響を及ぼしかねないため、「ご多忙な中恐れ入りますが」「念のためのご確認なのですが」といった言葉を入れ、相手の立場に立ったコミュニケーションを意識しましょう。

誤字脱字がないか確認する

リマインドメールに限らず、ビジネスシーンでのやり取りにおいては、誤字脱字は印象を下げてしまうので送信前によく確認しましょう。

リマインドメールでは、約束や予定の詳細情報をコピーペーストで使う場合も多いですが、前回使った文章が間違っていると、同じものを相手に送ってしまいます。正確な情報を伝えるためにも、メールを読み返して、誤字脱字とともに本文の内容が正しいか確認した上で送信しましょう。

当日や直前に送らない

原則として期日や予定の当日や直前に送るのは避けましょう。打ち合わせや約束の直前に連絡を受け取っても、スケジュールを調整できない可能性が高いでしょう。また、提出物の期限が数時間後に迫っているタイミングでリマインドを受けても、手遅れの場合があります。

反対に、リマインドメールを送るタイミングが早すぎると、忘れられてしまう可能性もあるので、約束の3日前から前日を目安に送信しましょう。まとまった作業時間を要するような提出物の場合は、1週間前を目処に送るのが無難です。

返信が必要な場合は返信の期日を明記する

リマインドメールへの返信を求める場合は、いつまでに返信が必要なのか、期日を明記することが大切です。例えばイベントや会議への出欠を確認したい場合は、「◯月◯日までに出欠についてご返信をお願いいたします。」といった一文を添えましょう。

また、イベントや会議の準備に支障が出ないよう、返信期日は余裕を持って設定するようにしてください。

リマインドメールに関するよくある質問・注意点

ここでは、リマインドメールに関するよくある質問・注意点を紹介します。

リマインドメールは何回まで送っていいですか？

リマインドメールは、基本的に「期日前のリマインド」と「期限後の催促」の計2回が適切です。あまりに頻繁に送ると相手に「しつこい」「圧をかけられている」といったネガティブな印象を与えてしまう可能性があるため、注意しましょう。

ただし、緊急性が高い案件や、過去にも同様の遅延があった相手の場合は、状況に応じて回数を調整することも大切です。

深夜や休日に送るのは失礼にあたりますか？

深夜や休日にリマインドメールを送ると、相手によっては失礼だと受け取られる可能性があります。特にビジネスシーンにおいては、相手企業の営業時間内にメールを送信するのが基本的なマナーです。送信を忘れてしまうのが不安な場合は、予約送信機能などを活用するとよいでしょう。

BCCで一斉送信しても大丈夫ですか？

BCCによる一斉送信は、リマインドメールではあまり推奨されません。「宛先を誤ってTOやCCに設定してしまう」「サーバー負荷による遅延」「迷惑メールと判定される」といったリスクがあるためです。また、相手によっては失礼な印象を与える場合もあるため、BCCでの送信は避けましょう。

送るのに最適な時間帯や曜日はありますか？

ビジネスメールが読まれやすい曜日は、一般的に火曜日・水曜日・木曜日といわれています。月曜日は週明けで対応すべき業務が多く、金曜日は週末で業務が立て込んでいることが多いため、これらの曜日は避けたほうがよいでしょう。

時間帯については、朝のルーティンを終えてメールチェックが行われやすい10〜11時頃や、昼食後に再びメールを確認する13〜15時頃が適切です。このように、相手の業務の流れを意識したタイミングを選ぶと、リマインドメールを見てもらえる可能性が高まります。

リマインドメールはSMSで自動化がおすすめ

リマインドメールは、SMSを活用して自動化するのがおすすめです。ここでは、SMSを利用するメリットと自動化するメリットを、それぞれ紹介します。

SMSをリマインドに利用するメリット

リマインドの手段としては、メールの他にチャットツールやアプリなどが使われます。他にも、到達率や開封率の高いSMSを活用することで、リマインドに対する回答やアクションの確率を上げることが可能です。

SMSは受信するとポップアップ通知が画面に表示されるため、視認性が高い点も特徴です。

SMS送信サービスで自動化するメリット

SMS送信サービスを使えば、一斉送信や予約送信など多彩な機能が使えるため、リマインド作業の自動化が可能です。あらかじめスケジュールを設定しておけば、指定の日時に自動で送信されるため、送信忘れなどの人的ミスを防げます。また、手動で1件ずつ送信する手間がかからず、担当者の負担を大幅に軽減できる点も大きなメリットです。

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リマインドメールに対する返信のポイント

リマインドメールを受け取った場合には、内容を素早く確認し、適切な対応を行う必要があります。ここでは、リマインドメールへ返信する際に注意したいポイントを紹介します。

返信はできるだけ早く行う

リマインドメールには、できるだけ早く返信しましょう。リマインドメールには再確認の意図がありますが、返信を要する場合は、受信後すぐに内容を確認して必要なアクションを起こすのがマナーです。

「読んだら即座に返信する」といったリマインドメールのルールを決めておくことで、返信を忘れてしまうリスクを避けられます。参加可否などのメールで、現時点で都合がわからないという場合は「当日の都合がまだわからないため、改めてご連絡します」といった内容を伝えておきます。

覚えている内容でも返信を行う

リマインドメールの内容を覚えていたとしても、可能な限り早く返信するよう心がけましょう。約束や提出期日を覚えていたからといって、相手に伝えなければ、相手は今後の判断に困ってしまいます。

また、「リマインドが届いていないかもしれない」と不安にさせてしまい、さらなるリマインドメールや確認の連絡といった相手の手間を増やすことにもなりかねません。リマインドメールの返信は、件名に「Re:」を付けたまま送ることで、相手が返信を受け取っていることを確認しやすいでしょう。

リマインドに対する感謝の意を表す

返信の際には「リマインドありがとうございます」「承知いたしました」といった一言を添えて、感謝の意を示しましょう。送ってくれた相手は、こちらを気遣い、時間と労力を使ってリマインドメールを作成しており、感謝や労いの意を表すことは重要です。

また、アポイントのリマインドメールは、対面する前の最後のやり取りとなる可能性が高く、配慮のある返信によって、顔を合わせたときの印象や雰囲気が変わります。

リマインドメールを効率的に活用しよう

リマインドメールは、相手に約束や提出期日を思い出してもらう意図で使われる連絡手段です。効果的なリマインドのためには、3日から1週間前のタイミングで、相手の状況に配慮した文章を送ることが大切です。

また、受け取り手によっては、催促の印象を強く感じてしまう可能性があるため、ニュアンスに十分配慮し、マナーを守った丁寧な文面を作成する必要があります。とはいえ、最適なタイミングにリマインドメールを送るとなると、日常業務が忙しく忘れてしまう可能性もあるので、予約送信や一斉送信機能が使えるサービスがおすすめです。

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