緊急時の社内連絡ツールとしてSMS送信サービスを導入！
半日掛けていた社内連絡が数秒で完了するように

サポーターや包帯などの医療用製品や、土木・建築用基布材など、事業者向け織物繊維製品の製造を行うアンドー株式会社様。同社では、地震や河川氾濫などの災害が発生した場合に備え、緊急時の社内連絡ツールとしてSMS送信サービスの空電プッシュを導入しました。これまでの連絡手段における課題や、空電プッシュの選定ポイント、導入効果などを、総務部 安藤氏に伺いました。

電話による緊急連絡が完了するまで半日掛かっていた……
連絡の効率化・迅速化のため、SMS送信サービスに注目

貴社の事業内容と、安藤様のご担当業務を教えてください。

安藤氏：アンドー株式会社は、1947年に栃木県佐野市で設立し、事業所向けの織物繊維製品の製造を行っています。具体的には、足や腰のサポーターや包帯などの医療用製品、山の土砂崩れを抑止するための土木用シートや、河川氾濫から堤防浸食の被害を防ぐための河川護岸材などに用いられる基布材、宿泊施設用カーテンの基布材など、日々の生活や社会インフラを支える織物繊維製品を製造しています。私は1年前から総務部に所属し、今回の空電プッシュ導入にあたっての対応を主導しています。

SMS送信サービスを含め、連絡ツールの導入を検討されたきっかけを教えてください。

安藤氏：当社はこれまで、2011年には東日本大震災、2019年には東日本台風、2020年にはコロナウイルス感染症対策による外出自粛対応など、数々の災害や緊急事態に見舞われてきました。こうした緊急事態が発生した際、社員全員に対する安否確認や出社停止などの緊急連絡を行う際には、リレー式の電話連絡で対応をしていました。

当社は社員数が100名以下の事業所のため、電話による連絡対応も可能と思われていたのですが、電話連絡ではどうしても連絡漏れや、連絡のすれ違いが発生してしまう状況でした。また、リレー式で電話連絡を行うため、社員全員に伝達が完了するまで半日は掛かっていました。加えて、連絡が社員全員に行き渡るまでにタイムラグがあるため、社員の間でも連絡を受けた者と受けていない者で情報が錯綜し、現場が混乱するといった状況も度々見受けられました。

そのため、私が総務部に異動したタイミングで、連絡効率化と迅速化に向けた緊急時の社内連絡ツールの導入を提案し、検討することとなりました。

連絡手段として、チャットツールではなく、SMS送信サービスに注目した理由を教えてください。

安藤氏：SMS送信サービスに注目した理由は主に4つあります。

1つ目は、社員の緊急連絡先として登録されていたのが、ほとんど個人の携帯電話番号だったというところです。携帯電話番号があればSMSでの連絡が可能となるため、新たな個人情報を収集する必要がなく、スムーズに運用できると思ったのです。

2つ目は、SMSは電話と同じ回線交換方式で、なおかつ信号線という回線によって送信されるという点です。電話の音声回線と使い分けられているため、電話がつながらない状況でも、SMSのほうが連絡がつきやすいと思いました。

3つ目は、SMSであれば携帯端末に標準搭載されているアプリで確認可能という点です。多くのチャットツールは、各個人でアプリをインストールしないと利用できません。スマートフォンの操作が不得意な社員もいるため、スマートフォンの操作の熟練度によらず、誰でも連絡を受け取れる方法を考えた結果、SMSでの連絡が最適だと判断しました。

4つ目は、社員のプライベートを守りながら運用できる点です。チャットツールでの運用となると、グループチャットに社員全員を招き入れて連絡を行うことになります。ただ、チャットツールはプライベートな横のつながりを形成しやすく、「自分のプライベートを大事にしたい」と思う社員にとっては不向きなツールだと感じました。そこで、会社と社員個人のつながりで連絡を送れるツールであれば、SMS送信サービスが適切だと考えました。

上記の理由により、チャットツールではなく、SMS送信サービスの選定を始めました。

NTTグループのサービスという安心感と料金形態が導入の決め手に！

SMS送信サービスの選定にあたり、重視していたポイントを教えてください。

安藤氏：まず、選定のポイントになっていたのは料金形態でした。利用するタイミングは緊急時なので、1通あたりの従量課金制で利用できるサービスであることが望まれました。加えて、災害時でも一斉にSMSを送信できるよう、一斉送信機能がついていること、なにより通信品質が高いことも選定時に重視していました。

空電プッシュの場合は、1通あたりの金額で利用可能な従量課金制を取っており、なおかつ予算の範囲での利用が可能でした。一斉送信機能も備わっていて、機能面でも申し分はなかったです。

そして、NTTグループのサービスということで通信品質にも安心感がありました。最終的にはサービスの信頼性で経営陣の同意を得られ、空電プッシュの導入が決まりました。

導入後、空電プッシュを操作したり、SMSをテスト送信したりする機会はありましたか？

安藤氏：まず、導入後に事前にNTTドコモビジネスXの営業担当者の方に操作のレクチャーを受けました。シンプルな操作画面なので、簡単に操作可能なシステムだと感じました。

その後、テスト送信を2回ほど、役員と総務部の社員に対して実際の安否確認を想定した形でSMSを送信しました。具体的には、まず安否確認用のWebアンケートフォームのURLをSMSで送る。フォームには名前と安否の回答欄を設けているので、社員ごとに回答を返してもらう。安否の確認が取れない社員には別途フォローをする、という流れを想定して行いました。

複数の通信キャリアにSMSを送信したところ、「SMSが届かない、開けない」といったトラブルはありませんでした。

テスト送信の段階では私がSMS送信を行っていましたが、実際に緊急対応が必要となった場合は、役員が送信することを検討しています。役員自身による操作はまだ行っていませんが、簡単に操作手順書を用意して、手順書の流れに沿って送信できる準備をしています。役員も「簡単な操作感なので、緊急時も問題なく送信できそうだ」と感じているようです。

SMSの一斉送信で緊急連絡が数秒で完了！
万一の時にもスムーズな連絡が行えるよう、社員にも啓発を進めたい

空電プッシュをテスト送信されてみて、感じられたメリットや社内の反応などがあれば教えてください。

安藤氏：まず、連絡が行き渡る時間が大幅に短縮された点は大きなメリットでしたね。これまでリレー式の電話連絡で半日の時間を費やしていたところ、空電プッシュでSMSを一斉送信すればほんの数秒で連絡が行き渡りました。連絡効率は大幅に向上したと思います。

次に、社内の反応もポジティブなものでした。役員と総務部の間でテスト送信した結果、すぐにSMSが届いて連絡効率が向上したことを他の部署にも共有したところ、「次からはSMSで連絡してくれたほうがいいですね」と前向きな反応を多く貰えました。

今後の活用の展望はありますか？

安藤氏：現在は安否確認の方法として、Webアンケートフォームを活用した回答を想定している状況です。しかし、ITリテラシーのレベル感によっては、「SMSに添付されているURLを開いてよいのか？」という心配をする声が上がるのではないかと想定しています。そうした社員が緊急時にも戸惑わないよう、対応方針を示す必要があると思っています。

また、現在は数名の社員を対象にしたテスト送信のみにとどまっていたので、近いうちには社員全員に対してテスト送信を行う計画を立てています。

とはいえ、あくまで緊急時の連絡ツールとしての利用ではあるので、活用機会がないに越したことはありません。慣れてほしくはない対応ですが、万が一の時もスムーズに連絡を送信できる手段として、空電プッシュを活用した緊急時の対応を啓発していきたいですね。

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